2015-09-28 03:05:54

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协同软件(Collaboration Software)是指那些以团队协作为目标的协作软件工具,主要包括群组协作管理,如:工作流管理、项目管理等等;各种通信软件,如E-Mail、即时通信、VoIP等。据Gartner统计分析,从2003年开始,全球范围协同软件已成为用户应用软件采购最大热点,位居信息化应用软件首选,到2005 年全球协同软件市场的营业额将达近500亿美元,到2006年协同软件市场规模将赶超ERP。

基本信息

  • 中文名

    协同软件

  • 外文名

    Collaboration Software

  • 含    义

    以团队协作为目标的协作软件工具

  • 包    括

    群组协作管理等

协同软件(Collaboration Software)是指那些以团队协作为目标的协作软件工具,主要包括群组协作管理,如:工作流管理、项目管理等等;各种通信软件,如E-Mail、即时通信、VoIP等。据Gartner统计分析,从2003年开始,全球范围协同软件已成为用户应用软件采购最大热点,位居信息化应用软件首选,到2005 年全球协同软件市场的营业额将达近500亿美元,到2006年协同软件市场规模将赶超ERP。

折叠 编辑本段 趋势和支持

折叠 发展态势

近几年,协同软件市场呈现加速发展的态势,"开放与整合"已成为协同软件发展的大势所趋。此时,产品创新就成为厂商们的第一要务,因为用户需要的不再是一个简单的办公软件,而是富有智慧和生命力的协同办公平台,要求从底层支持跨平台、多语言,无限制动态拓展,实现办公、业务、决策的一体化管理。

智慧的协同需要有一个强大的产品作为支撑,而产品又必须有一个强大的平台作为支撑,所以,自定义平台就成为了建设智慧协同的先决条件。这个平台称之为"魔方平台",即像魔方一样灵活、开放、随需应变、把无序变有序,可以生成任何你想要的结果。

折叠 技术支持

自定义平台和魔方的结构如出一辙,都是框架+组件的形式。自定义平台的框架就是它的支撑,它设计精妙(主要技术是SOA、MVC和WEBSERVICE),但不和使用者直接交互,因为它是被封装在底层的。

而组件就是自定义平台提供的各种应用,它就像魔方上的小方块一样直观、灵活、多变,它以画面的形式展现给使用者,实现方便的使用和组合,是使用者最需要关注的内容。

和魔方略微不同的是,魔方的组件数是固定的,而自定义平台则可以自由的添加组件,在这个过程中,你无须改动框架的结构,也无需了解框架的技术,甚至不需要编写代码,只要在画面上进行配置就可以了,添加的组件可以和现有系统无缝集成,构建一个不断生长的管理平台。

折叠 编辑本段 简介

作为新兴的信息化应用软件,协同软件受到越来越多的学者和用户关注。协同软件虽然是这几年才受到广泛重视,但协同软件在国外的起源非常早。20世纪80年代中期,国外就已经有功能相对单一的商品化工作流系统问世,这可以看做早期协同软件的雏形。进入90年代,随着计算机与网络技术的迅速发展,以及Internet的普及,协同软件成为实现企事业单位业务流程自动执行和信息沟通交流的必要工具。到了21世纪, 越来越多的企业也开始关注OA办公系统, 加上国家不断推广电子政务, 原有的OA办公系统已经不能满足客户更加灵活的新需求。一些在工作流做得比较出色的软件厂商,开始推出基于"工作流、表单" 的OA办公系统,收到了企事业单位的青睐,慢慢地,所有的OA办公系统都给自家地OA产品穿上了"协同"的外衣, 成为OA办公系统生产厂商,但是换汤不换药, 且以较低廉的价格, 占得协同软件市场的一席之地, 用户也被搞得眼花缭乱, 分不清哪个是真正的协同软件。 越来越多的企业要求OA办公系统能够解决其企业管理中的实际问题, 这就要求OA办公系统生产厂商不再是制造办公自动化的工具, 而是开发出具有协同功能的管理软件。

协同软件在国内外都处于繁荣发展的前期,应用理念不一,因此对协同软件进行分类,有利于业界同仁对协同软件作更详细了解,也有助于用户正确选择。

折叠 编辑本段 类型

软件产品分为三种类型

从产品功能的角度看,协同软件主要有三种类型:协同工具软件、协同平台软件、协同应用软件。

协同工具软件主要功能是协作沟通、以及众多的邮件和通讯等管理软件;协同平台软件是指在此之上构建应用软件的平台软件;协同应用软件是指最终用户实现相互沟通和协作、提高管理效率、实现企业协同管理的协同办公、协同商务、协同政务等软件。

协同平台软件正朝着企业应用门户的方向发展,协同平台是否能满足用户多业务系统整合,协同应用等需求,是否具有整合、利用多种业务系统技术的能力,将决定整个协同产业的市场规模和发展方向。从协同市场的发展趋势来看,协同软件平台成为企业基础的IT架构平台,是企业信息化的主板,未来各种企业级应用软件将越来越多地在协同平台上通过各种插槽来接入与开发,协同软件将成为企业应用的枢纽,这是一个必然趋势。协同软件是否灵活、开放、标准、具有丰富接口将决定着其是否能够承担得了作为企业信息化的主板的这副重任,另外由于各种被整合系统的非标准,真正做到像计算机插槽一样,一个新的应用系统能够很方便的接入,需要行业标准,这就对协同软件厂商提出了较高要求,随着用户要求越来越高,最终协同市场将从百花齐放到几枝独秀。针对协同办公软件应用遇到的三大问题,采用如下设计理念设计产品,为用户提供的不仅是一个协同办公软件,更是一个易用的协同整合平台。

折叠 编辑本段 关键因素

1、协同软件向管理咨询靠拢

协同软件从本质上来说,是解决公司内部管理的问题,是提升公司内部管理水平的一种重要手段。所以协同软件不是单纯的应用软件,而是蕴含着深刻管理思想的应用管理软件。目标决定行为,将协同软件的实施与管理咨询结合起来,这是未来协同软件拥有良好出路的重要前提。

2、软件就是服务

在国外,卖软件就是卖服务的观点已经获得广泛的认同,国外的软件厂商主要以收取服务费的方式获取利润。而在国内,想让协同软件厂商依靠服务费来生存,显然还不现实。但是,卖软件就是卖服务这一核心是协同软件的内在本质却没有变化。当前,服务能力是协同软件木桶中的"短板"。许多企业为了能在激烈的市场竞争中生存下来,往往忽视对自身团队服务素质的培养,忽略企业服务能力的建设。

折叠 编辑本段 侧重点

软件应用侧重三个方面

从软件应用角度看,协同软件主要应用于三个方面:行政办公、电子商务、电子政务。行政办公是应用最为广泛的部分,公文收发、日程安排、通知公告、档案管理、共享资源管理等等,是行政办公的主要应用范畴;电子商务的应用是协同软件应用领域的进一步拓展,传统的电子商务类软件,主要是基于固化的商务流程,侧重与商务活动中各类数量、金额的计划和核算。而协同化电子商务主要基于动态的工作流程管理,侧重于商务活动中的协作、沟通等管理;协同化电子政务是传统电子政务软件的进一步升华应用,软件的应用从侧重于各类工作事项的记录与反映,转变为关注工作事项的协作与沟通。

随着企业规模的发展,企业必将面临机构增加、业务扩张的局面,如何有效地确保企业的整体运行效率,推进企业制度化、规范化、精细化、流程化管理便日显重要。OA办公系统平台将管理体系、工作协作体系、知识管理体系紧密结合,最大化的确保企业战略得到有效的执行,通过以下方式为用户创造价值:

1、信息公开

很多人玩过一个传话的游戏,一句话从第一个人传到最后一个人,内容早已走样。这不是员工故意犯的错误,而是因为应公开的事情没有尽最大可能公开化,传递信息的方式不正确造成的。为了避免信息在传递过程中失真,OA软件通过在"知识管理"中建立新的栏目,将公司所有的制度、文件、文化理念发布上去,让所有的员工清楚地掌握公司的制度和文件内容。在环球软件看来,让信息公开是制度执行的第一步。

2、制定计划

在军队中,没有命令就没有战斗;在企业中,没有计划就没有执行。所有的执行力都是从计划开始,这是众所周知的道理。OA软件设立了"办公事务--工作报告"的功能,让用户提交工作计划和总结;还有"日程"功能,让每一个部门的主管可以根据总经理的安排,将部门的工作任务分解为部门每位员工的任务,然后建立起每位员工每一天(或每几天)的工作日程,还可以将"日程"发给下属时共享给部门所有员工查看。这样,下属员工每天打开环球软件OA就知道部门主管吩咐了什么工作给自己和同事,他们就会知道自己的工作完全处于主管的周密安排和同事的监督之下,那么执行力也就会大幅提高了。

3、实时监督

计划制定并安排了下去,是否一定就会执行好呢?答案是否定的。监督与检查是管理者的一个重要职责。OA软件用"流程管理"设置了企业几乎所有事务的流程审批,从提交到存档,每一步都有不同的人员跟进,提交者和审批过某流程的员工,都可以通过"文件监控"查看流程的办理状况。这样一来,企业的每一项事务的审批都处于大家的监督之下,谁办事及时谁办事拖拉一目了然,容不得半点的推诿和扯皮。

此外,OA软件中还有一项"协作办公"功能,通过自定义组,由组领导根据任务大小将任务分解成事件,然后将事件分发给组成员,追踪事件完成状态,从而做到对整个任务的协作办公和追踪管理。借助OA软件,员工的工作从安排到完成,整个过程都处于上级的监控之下,就更有完成的动力了。

4、公正考核

有了计划,并有了过程的监督,一切都完美了吗?不是。工作完成后没有公正的考核,就谈不上对人力资源的正确使用。OA软件中的"协作办公"功能除对领导发出的任务进行监督、对同事提交的申请进行审核外,更有任务的考核管理:部门领导分配给属下的任务完成后进行,用以给每位员工的已完成任务进行考核(按时间、质量等),并能够按要求产生一定的报表,同时各员工的考核成绩能够记档,对于做得好或不好的员工,则根据已公开的制度进行奖罚,让大家都心服口服。有了环球软件OA提供的绩效作依据,企业将形成一种公平、公正、公开的用人环境,各种的"以关系用人"现象将没有了生存空间。

折叠 编辑本段 分类

折叠 柔性程度

工作流是协同软件的核心应用,依据工作流的柔性化程度,可以将协同软件分为以下3类:

全结构化协同软件。这类协同软件的工作流全部固定,启用前需要对用户的工作流执行逻辑进行严格设定,启用后各项事务按设定好的流程自动化处理,并且不能做修改。这类协同软件主要应用于管理相对固定的单位,适用于业务流程相对稳定的事务。从ERP的应用中拓展出来的协同软件,大多属于这一类型。现代企业的柔性化管理要求,这类协同软件满足起来比较困难。

半结构化协同软件。这类协同软件工作流有一部分固定,另一部分比较柔性化;或者是总体框架固定,而具体协作流程柔性化。目前国内大部分协同软件都属于这一类型,这类协同软件部分满足了柔性化管理的要求,但仍然对用户的灵活应用带来制约。

非结构化协同软件。这类协同软件的工作流程完全柔性化,可以随意设定各类管理事务的流程,大大加强了系统应用的灵活性,其产品能够完全基于非结构化的动态流程,进行工作事务的自动化管理。

折叠 底层技术

底层技术会决定了协同软件的应用性能和适用范围,依据底层技术,可以将协同软件分三类:为以下3类:

以通讯为中心的协同软件。这类协同软件以即时通讯、电子邮件等为应用中心,早期的协同软件都属于这一类型。后来部分该类协同软件又加入了VOIP等技术,使信息交流更加便捷与丰富。这类软件一般采用20世纪90年初就已经流行的P2P软件架构,像Lotus 早期推出的Notes部分就属于这类产品。

以文档为中心的协同软件。这类协同软件基于文档路由,与外界的交互能力有限,但比较适合文档型文本和表单为内容载体的协同事务。同属于Lotus产品家族的Domino就是这类产品,国内大部分的协同软件也都采用这一技术。

以流程为中心的协同软件。这类协同软件全部围绕着工作流系统展开,工作流的过程管理和内容管理,都基于关系型数据库之上。该类协同软件是未来的应用主流,国内外新一代的协同软件产品都属于这一类型。它将所有的协同管理事务抽象为表单和流程,表单用以记载管理内容,流程用以指定管理过程。同时,可以实现管理表单的任意定义,和管理过程的可视化柔性管理。

折叠 传递机制

工作流作为协同软件的核心应用和核心技术,其主要作用是依据一定的规则传递任务,并且指定任务处理权限和原则。依据工作流传递任务的机制不同,协同软件又可以分为以下3类:

基于文件的协同软件。这类软件以共享的方式来完成任务项传递,是推出时间较早、发展较为成熟的一类协同软件。这类协同软件品种比较多,象名极一时的早期协同软件FileNet Visual WorkFlo ,以及上文提到的Domino 等。

基于消息的协同软件。这类软件通过用户的电子邮件、即时消息来传递文档信息,这类协同软件适合个人级小型应用。

基于互联网的协同软件。这类产品通过互联网实现任务的协同,虽然起步较晚,但发展极为迅速,其市场前景非常广阔。

以上是从不同角度,对协同软件的分类,各种不同分类标准下的协同软件产品,会有相互重叠。另外还需要特别指出的是,许多先进的协同软件产品,在软件技术和应用上比较综合,各个类属的特性都具有一些。对于这类综合性协同软件的归类,本文没有单独列出综合类,可以依据该软件的主要特性做类别归属。不同类别的协同软件,具有不同的优点和特性,认清分类,是正确选择协同软件产品的前提。

折叠 OA的优势

新型的平台型OA办公系统则由于开发方式灵活,借助支撑平台技术可以在不影响原系统的情况下,独立开发新功能模块再加入到原系统平台之中,使得开发周期大大缩短、费用低、风险小,可以说这种升级操作最大程度上做到了为企业考虑,提供长远保证,并具备基本能满足全部需求,性价比高、成熟度高的优点。

而平台化OA办公系统的所有优点又被OA软件所演绎。在产品规划中,OA软件部署了大量的自定义工具,包括图形化工作流自定义、数据库自定义、界面自定义、菜单自定义,以及大量的设置和开关,如权限、角色、岗位、群组、组织等的设置。通过这些功能或工具,让用户对系统的控制力大大加强,在日常的使用中不再过分依赖软件开发商,能够让系统计迅速适应管理的变革,并在实际应用中,从根本上杜绝系统孤岛、信息孤岛、数据孤岛的产生。

折叠 编辑本段 企业管理

折叠 管理范畴

从管理对象来分,可以将管理分成业务管理和行为管理。业务管理更侧重于对组织的各种资源的管理,比如财务、材料、产品等相关的管理。而行为管理则更侧重于对组织成员行为的管理,以此而产生了组织的设计、机制的变革、激励、工作计划、个人与团队的协作、文化等等的管理。

企业的业务管理和行为管理应该是相辅相成的,就像人的两只手一样,要配合起来才能更好的发挥管理的作用。如果其中任何一只手出了问题,都会对管理的整体带来损失,甚至让企业管理停滞不前,受到严重的阻力。

折叠 定位

相对应的,作为管理落地的工具,信息化软件也可以分为两大类:ERP软件系与协同软件系。其中,ERP软件系包括:财务软件、物流软件、CRM、HR、库存软件甚至各种行业性业务管理软件等,其作用主要是帮助企业业务管理推行落地的。协同软件系包括:协同OA、HR、CRM、绩效、网络、门户、IM、邮件等,其作用主要是帮助企业实现行为管理落地的。

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