2022-07-18 13:22:37

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所属类别 :
软件
软件
编辑分类

协同管理软件基于对中国特色的公文管理的研究,完整实现了公文的发文、交换、收文、存档和公文统计,全方位地支持大组织的公文应用,成为支持跨单位、跨部门协作的有效互联网平台。协同管理软件的公文电子化解决了公文的效率和安全问题,可以使行政效率和办公效率大幅度提升,在模拟手工公文过程的灵活性和易用性的基础上,通过文单配置、流程配置、公文办理节点定义、公文正文套红、公文花脸支持等多种方式,实现了高效的正式的协作。对于政府单位还预置了13种公文种类,支持文号的自动生成和管理。

基本信息

  • 中文名称

    协同管理软件

  • 所属类别

    协同办公(OA)软件

  • 所属领域

    软件

  • 采用技术

    Internet/Intranet技术

折叠 编辑本段 定义

协同管理软件,通常情况下是指协同办公(OA)软件,即采用Internet/Intranet技术,以"工作流"为引擎、以"知识文档"为容器、以"信息门户 "为窗口,使企事业单位内部人员方便快捷地共享信息,高效地协同工作;改变过去复杂、低效的手工办公方式,实现迅速、全方位的信息采集、信息处理,为企业的管理和决策提供科学的依据。

在协同OA的应用基础之上,以增强型的工作流为引擎、融合知识管理套件、并加入更广泛的日常业务工作管理包括客户资源的管理等,最主要的三个方面就是要实现信息的协同、业务的协同和资源的协同,企业的各种资源,包括人、财、物、信息和流程组成了企业运作的基本要素,协同管理将这些资源整合在统一的平台上。

以报表、智能表单、自定义流程及手机审批为主线的智能化移动办公软件,已经成为第三代协同管理软件的主流,适用于中国式企业的管理,比较有代表性的如环球软件协同办公系统。

折叠 编辑本段 发展历程

最初的协同管理软件(协同OA)被称为办公自动化。办公自动化的发展经历了四个阶段:从PC机加上个人办公软件实现的文字处理是第一个阶段,这个阶段大概在20世纪80年代到90年代初,大家主要是实现文字处理,就是单机的办公自动化;第二个阶段是局域网的出现,局域网和关系数据库实现了文件共享、信息共享,这个应该在90年代;第三个阶段,即在21世纪初期,这个阶段的特点是以群件技术为基础、以协同工作和知识管理为目标的办公自动化。第四个阶段,即协同办公门户,这个阶段的特点是OA系统作为整个组织内部信息化的入口,相对于外部门户(互联网网站),与组织内各个业务系统进行集成,数据集中展现。

折叠 第一代OA

以email、个人office办公软件处理为核心,个人来处理日常工作,在组织内缺乏很好的沟通渠道。

折叠 第二代OA

主要是以传统的收发文管理,档案管理为主。加入了很多的辅助功能如,BBS、公告板、名片夹、日程安排、报告管理、图书管理、车辆管理、公司大事记等小功能。这些功能相对独立,这样的功能也可以用内部网站的形式实现。这些功能对于企业没有实际的大的帮助。

而开发和销售这种产品的企业很多,也有一定的客户群。这类产品价格比较低,尤其是这类产品开发成本比较低,对软件公司的要求也不高。但是这类对企业没有起到实际的使用价值。

折叠 第三代OA

第二代的OA产品在功能上加强了,加入了很多功能。例如加入了文档管理、人事的管理、资产的管理,特别是在流程方面逐步得到了加强。他的功能还是相对对立,尤其是与企业的业务还是没有挂接上来,也是停留在将工作电子化的程度。面对这样的功能,我们会问:这样的办公自动化到底解决了什么问题?企业用了办公自动化到底解决了什么问题。

实际上,这是两个相关的问题,解决方法的获得必须要有更高的高度,更宽阔的视野来看待办公自动化以及其他系统之间的关系。同时我们也不能忽略技术的影响。因此我们需要第三代的OA系统。

折叠 第四代OA

当我们的目光移开办公自动化系统,我们就会发现,在企业除了办公自动化系统之外,还有财务、库存、生产、销售、人力等管理系统。由于大量的信息孤岛式的建设,他们之间很少能够紧密协调起来。就前端来说,我们经常需要进行退出一个系统然后再进入另一个系统,并且发现数据常常不一致,我可以比较肯定地说,中国具有信息系统的企业绝大部分都是这种情况。他们往往具有多个供应商提供的多个系统,但很少集成。也有少数企业采用ERP套件,集成了其中的一部分,全部集成的企业凤毛麟角,也可能正在产生之中。

1、集成,这是第一点需求。

从用户的使用技能和接受程度以及系统的维护成本考虑,WEB界面最容易接受。另外从集成方面来讲,必须采用人人支持的web标准如HTML,JavaScript,Activex,IIOP,DHTML,XML,JAVA等才能在一个界面下容纳,否则的化,技术难度就会导致集成不可能实现。

2、完全基于web,这是第二点需求。

对于流程,熟悉办公自动化系统的人就会想起收发文的流程。那是非常完善的、符合层级结构的、效率低下的流程。对于如何优化该流程,如果我们宥于原有的思维模式和知识领域,我们无法获得更多。必须基于现代的流程管理思想对业务流程进行重组。(办公自动化系统和管理咨询如何结合在一起)

3、流程优化的,这是第三点需求。

进入知识经济时代,我们人人都是知识工作者,要求办公自动化系统必须具有知识内涵,或者说是基于知识。提供知识管理所需的最基本的IT工具,知识存储库和知识交流场所,更高级的意义上提供,基于知识的岗位要求和评估体系。

4、基于知识的,这是第四点需求。

总之我们要求的办公自动化系统系统是和其他应用系统紧密集成的,完全采用Web技术的,流程优化以及基于知识的管理的办公管理系统。

折叠 协同管理

针对"信息孤岛"、"应用孤岛"和"资源孤岛",协同管理最主要的三个方面就是要实现信息的协同,业务的协同和资源的协同。协同管理理念主要体现为三大基本思想,即"信息网状思想"、"业务关联思想"和"随需而应思想"。

"信息网状思想":

企业中的各种信息都是存在着联系的,例如费用报销,这笔费用是什么时间花的,为哪个项目花的等等这些都是与报销单相关的信息。如果这些关联的信息被封存在不同的数据库或应用平台中,审批者就只能得到简单电子化的报销单而无从获得更多的信息以支持决策。协同管理则提供了更好的解决方案,它将各种分散的、不规则存在的信息整合成一张"信息网",每个信息节点之间依靠某种,或某几种业务逻辑关系进行关联,访问者就可以完全突破信息孤岛的困扰从而轻松自如的穿梭在这张信息网中并获取自己关心的信息。在协同管理平台中,审批者可以从这张报销单开始,迅速了解各种关联信息,包括费用花费的时间、地点、金额,并进而了解这笔费用花费后的项目进展情况,总体预算情况等等。管理的一个重要方面就是对真实的、全局信息的了解,而协同管理无疑提供了这样的可能性。

"业务关联思想":

一个形象的比喻,现代化企业就象一台不停运转着的精密机器,企业的各个业务环节就象是机器上的各个部件,任何一个部件出了问题就会对整台机器的运转造成影响。从表面上来看,企业的业务被分为各个业务环节并归属于某个部门或某个人员负责,事实上这些业务环节之间有着千丝万缕的关系,更为重要的是他们都必须为企业的共同目标而运作。例如一个客户会,会涉及到客户名单(销售部业务)、市场宣传资料和方案(市场部业务)、相关物资领用或采购(行政部业务)、发票和费用(财务部业务)等。关注某个或某些业务环节的传统软件由于无法对其它的业务环节进行统筹管理,因而企业就不得不在多个应用软件之间切换以保证同步运作。而协同管理平台则可以对这些业务环节进行充分的整合并纳入统一平台进行管理,任何一个业务环节的动作都可以轻松"启动"其它关联业务的运作,并对相关信息进行及时更新,从而实现业务与业务之间的平滑链接。

"随需而应思想":

企业的各种资源,包括人、财、物、信息和流程组成了企业运作的基本要素。协同管理将这些资源整合在统一的平台上,并通过网状信息和关联业务的协同环境将它们紧密的联系在一起。然而要进一步实现对这些资源的协调和优化,很重要的一点就是这些资源能够随着企业的某个目标或者某项事务而被灵活的组织起来并进行协作,为这个目标或事务"各司其能"并发挥最大的价值,换言之,也即各种资源能够随企业的需要而及时的响应并突破各种障碍实现一致性协作。例如人与人之间的协作,在企业的每个角落里每天都在发生着。在协同管理平台中,人与人之间的屏障被打破,并可被随时调动起来组成跨部门、跨企业、跨地域的"虚拟团队"。比如说一个项目的进行,随着项目的建立,各个部门的有关人员都可被加入到项目团队中,甚至可包括企业外聘的专家、相关客户、合作伙伴等。为统一目标而设的"虚拟团队"成员可以共享项目信息、被分配各自的任务、接受项目经理的监督、相互之间就某个问题进行探讨、参加网上的项目会议等。当然在这样的例子中,"虚拟团队"不光包含了人,还包含了财、物等资源,例如会议室、项目资料等。而在协同管理平台中,这些资源可以突破各种障碍而被迅速找到并集合到一起,并实现它们之间通畅的沟通、协调,从而保证目标的达成。

总结而言,协同管理的本质就是打破资源(人、财、物、信息、流程等)之间的各种壁垒和边界,使它们为共同的目标而进行协调的运作,通过对各种资源最大的开发、利用和增值以充分达成共同的目标。

折叠 编辑本段 应用价值

OA系统的价值在于代表了企业的管理模式,使企业内部行为约束和规范在OA系统体系下,避免人为性管理约束、让管理更加规范、无私、科学。

让我们先来看一下现实情况中的企业办公情况。

从人员应用的角度来看,企业管理者希望随时了解整个公司的运作情况,与各部门保持经常性的沟通和交流,从人力资源、财务等方面监控企业的整体情况并支持决策,因此他关注"监控和决策";部门领导希望方便的分配工作任务,查看下属的工作进展情况,对其做出相应的指导,对业绩进行评价,并与上下级和其他部门建立紧密的联系,因此他关注"管理和协调";普通员工希望可以查看自己的工作计划和进度,很方便的利用各种管理工具,例如文档管理、知识库、客户管理、项目管理等完成自己的工作任务,因此他关注"高效和协作"。而从应用内容的角度来看,日常工作事实上涵盖了对知识、文档、人员、资产、财务、项目等方面的管理,并且每个管理的环节都关联紧密,相互作用。因此在现实情况中办公的涵义远远超出了我们既定的范围,传统OA只是从一个狭义和片面的角度去实现了"办公自动化"。因此OA应该从更广阔的角度来考虑"办公"的涵义,并与企业的需求进行紧密的结合。

再来看一下企业当前的信息化现状。我们发现,过去的很多应用系统都是相互割裂的,它们往往关注单个或局部资源的管理,相互之间很少能够紧密协调起来,"信息孤岛"、"应用孤岛"和"资源孤岛"三大难题不可避免的存在。企业常常面临沟通不畅,信息无法及时获得,管理效率低下,资源和资源之间各自为政,难以统一管理和协调的现状。尤其是当企业业务流程日益复杂,业务与业务之间关联与交叉频繁;人与人,部门与部门,企业与企业的沟通和协作愈发凸现重要性的时候,企业更需要打破各种沟通和管理的屏障,实现对管理和运营各环节的掌控、调配和协作。而传统OA由于其应用的局限性难以满足企业"协同管理"的需求。因此协同理念和协同应用应该更多的被纳入OA中,使其可以对企业各种分散存在或被分隔的资源进行整合,从而让企业的管理真正提升到一个新的层面,其几大优势如下:

信息迅速传达到所有目标人员

通过在协同管理软件中发布通知、制度、新闻、办事指南等并且设立查看权限,所要传达的任何信息都能迅速传达到全球各地的移动办公的人员、分支机构、代理商、下上游垂直管理单位等等。

积累大量无形资产

单位制度、流程、专家技能、经验知识、工作成果、好的工作方法、工作技巧全部有效的管理起来,随时随地全球员工都可以共享,积累了最宝贵的资产。

每个人可以迅速找到自己需要的文档、资料

通过在万户网路协同管理软件中管理各部门的工作结果,资料,使得部门内部、部门之间能够方便地共享信息,员工快速得到组织给予员工的帮助,得到自己需要的资料,不再需要打电话、找文件、寻找他人帮助、查找电子邮件等等,依靠个人的协调能力获得资料。

流程得以规范、减少人为错误

使用万户网络协同办公管理软件可以梳理组织的流程,把流程的各种规则固化下来,让每个人按规定的流程规则运转,每个参与流转的人无需要记忆各种复杂的流转规则,减少用人脑去判断流程的流向而在复杂的流程中不可避免的错误。

流程运行速度与效率提高,减少协作工作成本

使用协同办公管理软件可以轻松实现远程和移动办公,解决时间和空间的问题,实现事务处理"零响应",每一个参与流转的人无需要考虑时间与空间的问题,办理完毕即刻进入下一办理人,实现流程在各个环节之间的零传递时间。

分析流程各环节办理效率

通过万户网络协同办公管理软件可以快速分析组织哪个环节办事效率高,哪个环节办事效率低,便于快速把脉,出台治疗方案。

用流程为纽带整合孤立数据,实现全面协同

通过工作流作为总线来连接企业内外各种业务相关的异构系统、应用以及数据源,从而把各个既有的孤立的应用像PC的各种零部件一样接入这个总线,从而构成一个整合的企业业务系统。

掌握业务情况, 实现实时的管理监控

在办公系统中各种情况可以随时随地查阅各种资料,查阅各种流程审批情况,查看下达的工作任务开展情况,办事人员也可以通过流程实时监控各环节办理情况和进展到什么情况,办理完毕业务人员可以对相关数据进行分析。

领导可以有计划地安排时间,排除各种打扰

领导可以按自己的时间计划审批流程,查看下属工作情况,约见客户,避免大量无计划的请示、汇报、电话询问等等。

沟通成本低、方式更丰富,效率大大提高

通过万户网络协同办公系统可以打破组织边界与地理位置边界,员工可以通过邮件、即时通讯、论坛、短信多种方式进行沟通,并且以这些沟通方式为手段把信息推送给用户,沟通形式更加丰富,效率更高。

全面整合孤立数据,节约时间,提高决策效率

在一个统一的界面上展现来自各个系统各种数据库的数据,可以看到客户关系管理系统的最新签约客户,最新订单,可以看到生产系统的生产计划及生产情况,也可以看到来自销售一线的最新销量统计,无需要记住各种账号与地址,进入各种系统,打开协同办公管理软件所有内容统一展现在用户面前,同时还可以把互联网信息抓取到用户的面前。

实现全面的IT管理,节省管理成本,提高效率

管客户有CRM软件,管财务有财务软件,管生产、物流、供应有ERP,管人力资源有人力资源软件,市场上有很多专业的管理软件管理专业的领域,可是有时候用户并不需要专业的管理,基础的管理就够了,使用万户协同办公管理软件可以随心所欲建立多个基础的管理系统,可以建立客户管理、资产管理、接待管理等等任意需要的管理系统并且可以随时调整这些应用。

实现企业文化的建设

"物质决定精神,内容需要形式",文化的建设需要将理念层次上的内容用形式表现出来,传统方式在楼内张贴宣传栏、宣传画、简报,在办公室内悬挂企业文化价值观等等这种方式无法达到无处不在,无时不在的文化建设氛围,而协同办公系统是新形势下企业文化建设的最好工具,因为协同办公系统是面向企业内部员工的常用的办公工具,我们在ezOFFICE中设立专门的栏目发布企业的文化理念体系、或经常性的在论坛中探讨企业文化,或将企业的简报通过ezOFFICE发布等等……这一切都形成一种无处不在、无时不在的文化氛围。

实现无纸化办公,节省纸张成本

利润是每个企业追求的最终目标,在产出相对固定的情况下如何减少成本也是利润最大化的重要方法,在日常的办公中发个通知需要发大量的文件到企业各部门,做个会议纪要需要发文件到很多相关人员,纸张无所不在,铺天盖地,您一定为每年高昂的办公成本发愁,另外纸张没有记忆也不能联网,电子化有些优势是纸张无法比拟的,拿起手中ezOFFICE办公利器,让通知,会议纪要通过系统自动下发,让生产订单通过系统自动流转,让工作汇报通过系统自动找您,让您的办公室不再堆满各种文件,大大节约您单位的纸张成本。

从以上几点可以看出,一方面我们应该延展和深化OA的应用,另一方面需要将协同的理念纳入OA中,于是便催生了新一代的办公自动化系统――协同OA。

折叠 编辑本段 行业产品介绍

2010年,随着金融危机影响的日渐消退,国家经济刺激计划带来的行业投资需求有效刺激了中国办公协同市场的增长。一方面,在国家相关鼓励政策和行业经济回暖的大背景下,中小企业办公协同需求开始释放;另一方面,大型企业、政府用户的应用整合为办公协同软件市场带来了新的增长点。同时,伴随云计算、统一通信等新技术的应用,厂商在商业模式变革和客户服务能力提升中都获得了较好的成效。面向"十二五",在国家相关政策的大力支持下,未来中国协同办公OA软件市场将迎来新一轮增长的机遇。上述因素促使了2010年协同办公OA软件市场快速增长,市场规模从2009年的24.28亿元增长至30.59亿元,增长率为25.99%。

所以,在这块肥沃的市场土地上,有更多的IT厂商以及各地方的开发团队,都虎视眈眈的想吃一口。但随着协同OA市场经过多年的发展,主力厂商对市场份额会进一步的集中和提升,市场将由分散走向集中,形成一批较为稳定的协同OA品牌。

图1 2008-2010年中国协同办公OA软件市场规模及增长率

2010年随着经济的复苏和企业规模的扩张,企业对协同OA软件的需求和应用还在不断增大,根据企业信息化需求的网络调查反馈来看,约有60%的CIO在调查中表示,愿意进一步了解有关业信息化建设方面的信息,约有30%的被调查者明确表示2010年企业有信息化建设的规划,由此反映出企业对信息化建设的刚性需求。

企业信息化建设需求的增长也带动了对协同OA应用的深入,从单纯的"传统办公"到"协同办公"软件,再到"协同管理"软件,直到"协同平台",如今的"协同平台"可谓包罗万象,集OA和CRM、HR、SCM、KM等应用系统于一身。

国内各个协同OA领域主要的软件供应商,对协同OA的前景都是看好的,所以他们对协同OA软件的开发投入都在增加,只是在方向上每个厂商都会有自己的特点,各有所不同。

面对企业管理水平的提高,信息化建设不仅仅停留在功能的堆砌层面上,企业对协同OA的管理思想、管理模型和管理手段也有较高的要求,所以"有思想的软件"以成为占据市场的主导。

折叠 编辑本段 注意三大方面

1、点面结合,全面推进

"点"即开展流程的改进和优化工作,"面"即建立健全的OA流程管理体系,其包括四个方面内容:流程责任矩阵;流程管理方法;流程管理制度;流程管理部门组织架构。

2、分步实施,适当激励

OA流程的运作要分步分批上线,且采用适当的激励措施,切不可贪多、一蹴而就。可先选择几个最常用的办公流程如:收文发文、出差出勤、会议管理作为试点来推行,对用得好的部门和个人进行奖励,等大家都形成习惯后,再考虑推广第2批流程。

3、持续改进,形成文化

要清醒地认识到流程管理是一条长路,流程的改进和优化是一个持续的过程。此外还要注意开展相关的流程管理培训,在整个企业内部形成一种流程文化,从而帮助实现整个集团流程管理的良性循环和螺旋上升。

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