2021-12-22 14:07:41

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职位说明书(也称职务说明书岗位说明书)是通过职位描述的工作把直接的实践经验归纳总结上升为理论形式,使之成为指导性的管理文件。

基本信息

  • 中文名称

    职位说明书

  • 外文名称

    JOB DESCRIPTION BOOKLET

  • 别名

    职务说明书

折叠 编辑本段 简介

职位说明书(JOB DESCRIPTION BOOKLET)zhi wei shuo ming shu

职位说明书是对企业岗位的任职条件、岗位目的、指挥关系、沟通关系、职责范围、负责程度和考核评价内容给予的定义性说明。

折叠 编辑本段 分类

职位说明书主要包括两个部分:一是职位描述,主要对职位的工作内容进行概括,包括职位设置的目的、基本职责、组织图业绩标准、工作权限等内容;二是职位的任职资格要求,主要对任职人员的标准和规范进行概括,包括该职位的行为标准,胜任职位所需的知识、技能、能力、个性特征以及对人员的培训需求等内容。职位说明书的这两个部分并非简单的罗列,而是通过客观的内在逻辑形成一个完整的系统。

折叠 编辑本段 构成

职位说明书根据用途不同有各种不同的标准,通常使用的是内部管理用途的职位说明书,根据招聘市场的特点,提出了招聘用职位说明书的提法。内部管理用途的职位说明书的一般是下面的有机组成部分构成的:

一、 职位名称。例如,拿人力资源部门的经理来说,以下简称HRM。职位名称应该写为经理。

二、 部门名称。HRM的部门名称应该写为人力资源部

三、 任职人。要写上任职人的名字。并要有任职人签字的地方,以示有效性。

四、 直接主管。HRM的直接主管应该写为分管副总经理。要提供直接主管签字的地方,以示有效性。

五、 任职时间。任职时间也就是生效时间,一般也就是与劳动合同的时间一致。

六、 任职条件。包括学历要求,工作经验要求,特殊技能等等。如HRM的特殊技能是指掌握现代人力资源管理运作模式,熟悉国内人力资源管理政策法规及人才市场动态等等。

七、 下属人数。指的是部门内所管辖的人数。

八、 沟通关系。一般分为外部与内部两个层面。如HRM的内部沟通有分管副总经理,部门经理与员工。外部沟通有上级主管部门,所在城市人事劳动部门,各主要媒体或招聘网站,各主要培训机构,应聘人员或同行,相关行业协会。

九、 职位设置的目的。如HRM的职位目的为:根据公司战略发展需求,设计运用人力资源管理模式和相关激励政策,激发员工潜力,开发人才,实现人力资源开发在行业内具有市场领先者的目标。

十、 行政权限。指的是在公司所拥有的财务权限和行政审批权限等。

十一、 工作内容和职责。这是职位说明书重之又重的地方,所耗费的笔墨也最多。包括了职责范围与负责程度,衡量标准等。如HRM的职责包括这几方面:组织体系与制度;培训;人事考核与绩效评估;招聘;薪酬激励政策;职位管理,部门管理与建设等等。

十二、 能力要求与个性倾向与特征等。属于个性化的东西,应该算是职位的修正要求吧。

十三、 职业生涯发展规划。包括职位关系与理论支持。职位关系又分为直接晋升的职位,相关转换的职位,升迁至此的职位。理论支持是指学习和培训所达到的相关要求。

折叠 编辑本段 作用

1.为招聘、录用员工提供依据;

2.对员工进行目标管理;

3.是绩效考核的基本依据;

4.为企业制定薪酬政策提供依据;

5.员工教育与培训的依据;

6.为员工晋升与开发提供依据。

同时,人力资源从业人员在编写职位说明书至少有以下五项好处:

第一,它有助于实现组织优化。在编写职位说明书之前,有一个职位分析的过程,即对部门职责进行列举和归类,对工作流程、各职位间的职责分配进行分析和规划,从而最大限度地发挥组织效力。在此过程中,重点思考的是:人员配置是否冗余,职责是否相互重叠,部门职能是否细化到每个岗位上,是否忙闲不均,职责接口是否得当,工作流程是否顺畅而且简易,这就像我们实施ISO9000质量认证一样,拿到证书不是目的,目的是通过认证过程促使企业建立起完善的质量保证体系,把内部的运作流程理顺。

第二,它使员工各司其责,上下目标一致。一份好的职位说明书可以使员工了解组织的目标、自己在组织中的作用、相应的责任和职权。特别是对于新员工,如果在他上岗之际就能拿到一份详尽的职位说明书,不仅能给他留下公司管理规范的印象,而且有助于他尽快了解工作的全貌,顺利进入角色,同时便于主管和下属共同拟定试用期的考核目标与考核方式。有了员工和主管共同签字的职位说明书,意味着双方对工作内容达成了共同的理解,意味着一种对工作目标和规范的承诺。

第三,职位说明书是各部门制订绩效管理标准的依据之一。好的职位说明书,既要按照重要性的先后顺序,列明每项职责的主要内容,又要说明该职责是全责,还是部分责任,抑或是辅助支持性的工作;同时,也要列明相应的考核方法。考核指标可以是反映质量的,也可以是反映数量的。例如,在成本方面,可以用预算与实际之比、人工成本与销售额之比、单位成本等指标;在时限方面,可以用交货时间、投放市场时间、客户响应时间等指标;在数量方面,可以用利润率、产量、增长率、市场占有率、顾客保有率、新顾客数、新产品比例、投资回报率、每股收益等指标;在质量方面,可以用准确率(错误率,次品率)、预算差异、可靠性、客户满意度、员工满意度、员工流失率等指标。如果难以用上述标准,可以用概括性的词语,比如"遵照公司ISO9001的要求"。

第四,职位说明书是进行职位评估从而确定职位级别的前提条件。职位评估的内容通常包括职责范围大小、工作复杂难易程度、劳动强度、劳动条件等要素。有了职位等级和薪酬调查结果,才便于确定每个职位的薪酬水平。

第五,它是进行人员招聘、制定培训计划和个人发展计划的一种依据。一线经理提出用人申请,人事部门在发布招聘启事、甄选面试、确定培训内容、设计员工的职位升迁路线时,都离不开它。

折叠 编辑本段 编制流程

折叠 岗位分析

根据组织架构,进行岗位梳理和工作分析。组织架构是岗位设定的基础,制定招聘职位说明书,需要根据组织架构,对岗位进行梳理和分析;新增岗位需要确定其在组织架构中的位置和岗位设定的目的。可以采用问卷调查、岗位总结分析、员工记录、直接面谈等方法,明确招聘岗位目标;

折叠 岗位职责

岗位职责就是工作说明,即该岗位应该做什么、怎样做、需要达到什么样工作标准。我们一般采取先由各部门负责人将岗位职责进行梳理后,填报在统一的模版中上报的方法,再经过组织相关部门进行反复考虑和论证后,确定最终的岗位职责描述;

折叠 工作权限

根据组织架构、工作分析和岗位职责,确定该岗位的所属部门、具体工作权限和管辖权限,直接负责的上下级关系和管辖人数等内容;确定岗位任职资格。根据该岗位胜任能力确定岗位任职资格,具体内容含:年龄工龄、资格证书、工作经验、技术技能、管理能力、学历学位、工作业绩等等必备的入职条件;

折叠 审批实施

初步框架出来后,人力资源部、品质部、用人部门就招聘JD进行细则讨论和补充,最后由人力资源部进行提炼总结后,填写进统一模版,报公司总经理进行审批后实施。

折叠 适时调整

随着公司的发展和情况变化,招聘JD使用过一段时间后,可能需要对一些内容进行调整。调整可以由业务部门提出调整申请、人力资源部进行调整或品质部督察过程发现问题发出整改单、人力资源部进行调整均可,调整按规定流程进行。

折叠 编辑本段 编制要点

职位说明书编制要点

1、对职位的描述,不是任职者的现 在工作

2、不局限于现状,着眼于组织设定岗位需要

3、针对对岗位而不是人

4、归纳而非罗列

职位说明书一般用表单形式编制,通常分七大部分设计表单:

1、基本信息:职位名称,部门,直接上级,所属下级,职责分析日期,编写日期等;

2、职位目的:对职位概述;

3、职责和权限:分主要职责权限、相关职责权限和临时性工作;

4、工作关系:分内部关系和外部关系,包括联系部门、人员;

5、任职资格:包括教育水平、工作经验、技能和水平、个性和品质等;

6、考核指标,权重,薪资等级,职位发展方向;

7、工作环境。

折叠 编辑本段 其它相关

撰写问题及对策

编写过程中容易出现的五个概念问题:

一是仅重结果,不重过程。编写职位说明书的过程其实也是一种沟通方式。在编写职位说明书的过程中,主管和下属应充分沟通,双向交流,各自表达对部门职责的理解、对具体职位的看法和期望,以求得上下一致。这个过程本身,就是对业务的深入探讨。可惜的是,许多一线经理匆匆忙忙像应付作业似地草草写就,而未能借此机会与属下进行交流,在以后职位说明书的应用过程中,也就容易出现属下不理解、不利用、不执行的情况,使职位说明书变成了可有可无的摆设。

二是"一个药方吃到底"。 以IT行业为例。在IT行业,变革是常数。组织结构的频繁调整,人事的变化,部门职能的变化,会相应地导致职位的工作内容发生变化。这时候,职位说明书如果不能适应这种变化及时修正,会很快过时。另一种情况是,在变化如此迅速的IT时代,有人疑惑:"我们还需要职位说明书吗"在较稳定的传统行业里,提这个问题有可能被奚落一番,但在IT行业却是非常普遍。许多在新兴的网络公司从事人力资源管理的同行们,常常发出这样的抱怨:"我们的组织结构图三周一变,办公室几乎全是新面孔,常常是职位说明书刚写完,职位就又调整了,整天忙着招人,根本没有时间也没有必要去写什么职位说明书"。这不禁使人对其中所蕴含的人力资源风险感到忧虑。在这个时候,更需要对职位进行分析、编写职位说明书,以减少由于人员迅速膨胀、组织经常变动所带来的风险,努力避免员工进出频繁、职责不清、角色冲突、无法考核、培训不力等混乱状况,降低人力成本。此时,职位说明书的格式应当简洁实用,突出重点,项目不应贪多;在描述职责时,尽量多用概括性、通用性的语言,以使职位说明书能有相对较长的稳定性。同时应加强上下沟通,避免出现上层人员热血澎湃、调整方向过快,而基层员工面对变化却无所适从、仍旧原地踏步的情况。即使在传统行业里,职位说明书一般地也需要每一到两年修改一次。

三是人事部门大包大揽。编写职位说明书不仅仅是人事部门的事。人事部门的责任是提供一种格式和方法,培训一线经理如何编写并运用职位说明书,同时要对一线部门所撰写的职位说明书进行审核。一线经理是具体的编写者,所以要经常审视下属的工作内容是否变了,工作要求(衡量标准)、组织关系是否变了,如果有变化,应马上更新职位说明书。这也是其承担人事职能的一种体现。有的公司是人事部门代行其事,担任写手,这在一定程度上失去了编写职位说明书的本意。

四是过于详细或过于简略。有的公司把职位等级、工作的复杂性、管理责任的大小评价也纳入其中,使得职位说明书过于复杂。我认为像这些属于职位评估的内容,是不应该写入职位说明书中的。职责内容写得很详实,别人理解起来会很容易,但会加大编写者的工作量,而且,一旦职责内容有了细微变化就要调整职位说明书,会加快职位说明书的更新速度。同样,如果写得过于简略,语焉不详,或者生僻的专业术语过多,会使人阅读理解困难。还有的公司所写的职位说明书,内容仅仅局限在工作职责方面,这是不够的。怎样才算详简得当,一句话,实用就行。

五是对号入座,过分迁就现任职者。职位说明书仅描述职位本身所具有的特性,而与从事或即将从事此工作的具体人员无关。编写时不应掺杂着现有任职者的身影,尽管这很难做到。过分迁就目 前的任职者,会影响其客观公正性。当然,也不要矫枉过正,不顾现实条件,按照绝对理想的任职标准和考核标准来写,那会缺乏实用性。

而在具体操作过程中,还会出现下面的问题,我们要想出解决办法:

一、部门职责分解不充分、不完全(在下属职位中没有得到充分的分解,部分职责没有相关职位具体承担)

1、对部门所有职位职责进行汇总合并,与部门职责对比,然后明确责任职位进行填充;

2、对同一部门职责,不同层级的职位可能担负责任不一样,必须进行分级详细的描述;

3、如是部门经理和业务口主管,请添加补充组织建设相关内容。

二、工作领域的划分不合理、不全面(某些职位从头到尾只有一个领域,某些职位一条职责对应一个领域)

1、准确理解职位主要职责;

2、可参考部门工作领域对本职位进行划分;

3、如本职位是负责部门工作领域中的单个领域,请根据具体的职责用合并属性同类项的方式进行领域划分。

三、职责描述不符合要求(不规范、不准确、不全面,有重复、交叉现象)

1、请统一按"动词+内容+目的"的方式进行规范、准确、全面地描述,做到无重复、无交叉,以利于体现职位价值和提取绩能衡量指标。

2、 "应负的职责及目的"是指做哪一类的事,这个职位负什么样的责任,完成这项职责的目的是什么。

四、职位概要描述不符合要求(不规范、不准确、不全面)

1、准确理解职位主要职责;

2、按要求描述;

3、从主要工作领域中组合职位概要描述中的主要内容

五、学历与经验要求过高或过低(某些职位的学历与经验是写的编写者个人的学历与经验)

1、职位说明是针对职位的,不是针对个人的。

2、学科专业描述要符合规范。

六、基本素质和知识技能混淆/重叠

1、要对基本素质与知识、技能做出明确规定,什么是基本素质,什么是知识,什么是技能;

2、描述完认真检查、核实无重叠。

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