2020-08-15 20:10:20
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办公自动化 - 新型办公方式 免费编辑 修改义项名

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办公自动化:是指在行政机关工作中,以计算机为中心,采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术,广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息,为科学管理和决策服务,从而达到提高行政效率的目的。

办公自动化是近年随着计算机科学发展而提出来的新概念。办公室自动化英文原称Office Automation,缩写为 OA。办公室自动化系统一般指实现办公室内事务性业务的自动化,而办公自动化则包括更广泛的意义,即包括网络化的大规模信息处理系统。

折叠 编辑本段 ​基本信息

办公自动化OA[1]:利用现代通信技术、办公自动化设备和电子计算机系统或工作站来实现事务处理、信息管理和决策支持的综合自动化,英文缩写OA。实现办公自动化的系统(OA系统)是建立在计算机局部网络基础上的一种分布式信息处理系统,所以又称办公信息系统。OA系统是一种人机系统,其核心设备是电子计算机系统或OA工作站。OA系统包括信息采集、信息加工、信息传输和信息存取等四个基本环节。

折叠 编辑本段 OA基本概念

计算机的诞生和发展促进了人类社会的进步和繁荣, OA办公系统登录界面展示作为信息科学的载体和核心,计算机科学在知识时代扮了重要的角色。在行政机关、企事业单位工作中,是采用Internet/Intranet技术,基于工作流的概oa办公系统oa办公系统念,以计算机为中心,采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术,广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息,使企业内部人员方便快捷地共享信息,高效地协同工作;改变过去复杂、低效的手工办公方式,为科学管理和决策服务,从而达到提高行政效率的目的。一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。中国专家在第一次全国办公自动化规划讨论会上提出办公自动化的定义为:利用先进的科学技术,使部分办公业务活动物化于人以外的各种现代化办公设备中,由人与技术设备构成服务于某种办公业务目的的人一机信息处理系统。

折叠 编辑本段 OA五大特性

OA的核心即为ezOFFICE(easy office),强调的就是办公的便捷方便,提高效率,所以,作为办公软件,就应具备三大特性:易用性、健壮性、开放性。

易用性——没有全面的应用做基础,一切都是空谈。

管理落地必须面向全员,所以,软件也必须能够被全员所接受,被全员所喜爱。如果易用性不强,这个前提就不存在了,制度落地就只能是空谈。而任何软件都是需要培训的,不过上网却几乎人人都会。所以,就支撑制度落地的软件而言,走网页风格可能是个最佳选择。

健壮性——必须具备超大用户、高并发应用的稳定性。

管理“落地”必须面向全员,所以支撑“落地”的软件也必须能保证全员应用的稳定性,尤其是针对集团型企业,软件必须具备超大用户、高并发应用的稳定性,否则,一旦出问题,哪怕是小问题,都可能影响到现实的集团业务,从而造成不可估量的损失。

坚持网络风格是最大限度提升软件健壮性的一种有效手段,因为这样一来,决定应用并发数的并不是软件平台本身,而是硬件和网络速度;也就是说,从理论上讲,类似的软件平台没有严格的并发数限制。

开放性—能够与其它软件系统完成必要的关联性整合应用。

管理“落地”在现实管理中渗透到管理的各个方面,而没有哪一套软件能够独立的完成所有方面的管理需求,所以,支撑制度“落地”的软件必须具备全面而广泛的整合性,能够从其它软件系统中自动获取相关信息,并完成必要的关联性整合应用。  从技术上看,采用整合性强的技术架构(J2EE)作为底层设计对软件的整合性会有决定性的帮助。如此,软件就能预留大量接口,为整合其他系统提供充分的技术保障。同时,现实的整合经验也必不可少,因为整合应用不光涉及到技术层面,还包括对管理现实业务的理解、整合实务技巧、整合项目把控等等实际操作技能要求。

严密性——必须同时实现信息数据上的大集中与小独立的和谐统一。

企业,尤其是集团型企业,从制度落地的现实需求来看,一方面必须有统一的信息平台,另一方面,又必须给各个子公司部门相对独立的信息空间。所以,软件不仅要实现“用户、角色和权限”上的三维管控,还必须同时实现信息数据上的大集中与小独立的和谐统一,也就是必须实现“用户、角色、权限+数据”的四维管控,具备全面的门户功能。

实用性:80%标准化+20%个性化的绝配

实用性——软件功能必须与管理实务紧密结合,否则药不对症,反而可能有负作用。而且,还必须能适应企业管理发展的要求。

现实中,企业一方面需要软件尽最大可能的满足现有需求,另一方面,管理本身也是个不断发展的过程,所以,企业又需要软件能够满足发展的需求。面对这个现实与发展间的矛盾,业界常见的有三种解决模式,项目化、产品化和平台化。

折叠 编辑本段 OA发展历程

OA是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。办公自动化没有统一的定义,,最后实现提高决策效能的目的。

第1代OA:硬件配置阶段

第2代OA:数据处理自动化阶段

第3代OA:C/S架构下的工作流自动化阶段

第4代OA:无障碍工作流自动化阶段

第5代OA:协同工作型办公自动化(KM1代)

第6代OA:协同发展型办公自动化(KM2代)

第7代OA:移动OA

折叠 编辑本段 OA技术平台

随着OA应用内容的不断扩展,OA技术也在不断发展,从过去的BASIC+文件系统到VB+ACCESS、DELPHI+ORACLE等等:

1. .net+关系型数据库(RDB)技术

基于.net+RDB的办公平台则以简单、灵活、易用的特点获得了广泛的市场。

2. SUN的JAVA+RDB技术

JAVA(J2EE标准)以其开放性、与平台无关性引领着技术发展方向,并迅速在各类应用系统中得到广泛应用与推广,在OA领域市场领域不断扩大。

3.IBM Lotus Domino技术

Lotus自1989年推出,以电子邮件、协同、非结构文档处理、安全机制见长。然而随着OA应用的内涵不断丰富,Domino也暴露出一些明显的弱点,不妨将技术原理相同的.net/JAVA与Domino作一简单的比较(以OA应用为前提):

.net/JAVA更类似3GL工具,应用功能的实现需要更多的开发或集成,应用的成熟需要不断的进行功能沉淀与积累;而Domino更像4GL工具,提供了业界领先的协同工具、企业级文档处理、文档级安全控制机制、大量的应用模板,使其更擅长办公应用支撑,但面对大量结构化业务信息处理时则显得明显不足。

4.Suo 基于saas的j2ee服务

Suo自2006年在上海成立,以真正的软件即是服务的技术理念,将业务流程与审批流程真正的做到了根据需求而变化的流程自动化平台。擅长业务流程及审批流程,最注重与第三方ERP的集成工作,实现目标是将企业的审批流与业务流全部打通,最终形成报表体系,服务于决策。

折叠 编辑本段 OA基础架构

OA平台基于分层、标准和构件等进行架构,宇博OA基础架构OA平台以领先的四层技术架构,遵循J2EE标准、SOA标准、WFMC标准、W3C xForm标准、JSR168、WSRP等标准,OA平台部署了大量构件、采用JAVA语言编写、以多维门户形式展现,OA平台支持各种部署模式、各种操作系统、各种数据库和中间件,并具备完备的配置体系、接口体系和插件体系,从而支持未来的扩展空间。

因J2EE的开放性,OA平台支持各种服务器、操作系统、数据库、中间件和应用软件。

OA平台采用标准J2EE结构,由Java语言开发,系统配置由XML技术完成;数据库采用关系型数据库和非关系型数据库分离的技术,同时OA平台支持多种关系数据库,系统通过JDBC服务连接数据库,并使用连接池提高系统性能;通信协议采用HTTP、TCP/IP。

OA平台整个应用划分为三个相对分离的逻辑层,每一层都有一套定义好的接口。第一层为表示层,是展现给工作人员和相关使用者的图形界面,它包含HTML表单、Java Applet、JSP等能够显示数据的任何系统。该界面通过规定的工作流程和接口来完成日常的事务处理和业务流程。

OA平台的中间层(应用逻辑层)是使用者为了获取数据需要(通过表示层)调用的代码。表示层接收到数据后把它格式化并显示出来。OA平台的这种应用逻辑与用户界面的分离极大的提高了应用设计的灵活性。OA平台的可以在不改变应用逻辑的情况下采用不同的图形用户界面,只要应用逻辑层给表示层提供明确定义的接口即可。

OA平台的中间层利用Java语言,以Servlet和Beans等技术实现,其表现形式为组件包,即类库形式。将用户管理、低层数据访问、数据传输以及数据分析等具有抽象适应性的功能等进行封装,按照功能、逻辑和使用等不同方面定义若干个组件包,将其统一规范为核心API(Core API),为上层透明访问提供清晰明确的接口。

在整个OA平台应用中,中间层起着非常重要的作用,主要包括安全系统、应用体系和技术平台等几部分。它和下面所介绍的数据层一起构成了办公系统工作的基础。

OA平台的底层为数据层,即数据中心。它用来完成统一的数据管理和数据交换接口的实现。主要包括办公信息及数据的管理和维护、数据交换、数据抽取以及数据过滤等功能。

整个OA平台中,部署了数据引擎、消息引擎、门户引擎和工作流引擎,把系统横向和纵向进行了多维度的打通和贯穿,从而使得各孤立的构件和模块成为一套有机的生态系统。

折叠 编辑本段 ERP与OA

ERP管理系统跟OA自动化办公系统都是能够提高单位内部信息交流、共享、流转处理和实现办公自动化和提高工作效率的应用软件,在各大中型企业存在着广泛的需求。

ERP与OA有本质上的差别[2],ERP倾向于业务管理,企业无论做什么事都讲究效益,ERP可以从根本上改变公司的运作习惯,OA则没有那么强的功能,所以没有ERP的支撑不会从根本上改变公司的运作习惯,ERP应该走在前面。在集成方面,ERP决定了OA的最终选型与实施,OA必须适应ERP,适应企业资源管理,才能发挥更大的功能,这样看来,ERP更应该走在OA之前。

从OA系统的主要特性来说,其中一个重要的特点之一就是强大的工作流定制功能,并且能提供一个较灵活的图形化定制工具,可以适应于企业各种形式的审批表单、流程的需求。

相比之下,ERP系统的工作流更多实现的是业务上的逻辑数据流,它并不着重于行政结构上的审批,因此对于国内很多无法摆脱行政审批结构的企业来说,ERP系统在这一方面就显得略为逊色。

但同时,ERP系统其核心就是解决企业内部庞大的业务数据逻辑关系的系统,它贯穿着企业生产、经营的全生命周期过程,自始至终形成一个完整的业务关系数据链。因此,它的强大在于系统自身复杂的逻辑数据关系,能够真正为企业提供具有针对性的解决方案。伴随着信息化的建设,各种功能各异、侧重点不同的业务系统纷纷在企业内部建立起各自的“地位”,而业务系统之间的整合和集成问题,也成为众多热门话题之中一个较高层次的讨论。那么对于OA系统这样一种基础性很强的系统来说,与ERP这种实现企业内部价值链的系统相比,在企业信息化中应该占有什么样的角色,才能与ERP系统相互整合呢?

OA系统在企业信息系统中一般起着一个“根基”的作用,实现的是企业最基本的办公功能,如工作流审批、日常办公管理等,它通常被定位为企业信息化建设中的基础工程。ERP各模块,在企业内部不同的业务领域中占领着自己的一席之地,它着重于企业业务数据的处理、分析和挖掘。  

既然OA系统和ERP之间彼此侧重点不一样,那么是否就意味着两者之间可以完全隔离呢,在很多的企业实践中发现,OA与ERP之间各自有着不同的优势,如果两者可以融合在一起,实现恰当整合,就可以互相弥补,实现整体效益的最佳。

折叠 编辑本段 OA选型关注

1、OA厂商气质[3]

OA办公系统由OA厂商全心打造,考察OA产品,其实是在考察OA厂商的“气质”。这种“气质”是由内而外散发出来,能够让OA客户自然的感受到,有“气质”的OA厂商:以客户OA项目成功为重,有责任感,将服务做到实处。我们提醒OA选型人士,仔细甄别哪些OA厂商只重市场占有率,哪些OA厂商才真正关注客户。

2、OA产品配置

通过OA厂商气质考察一关的OA厂商,还要看其OA办公系统的详细配置。其具体功能配置能够很好地处理企业日常工作、核心业务,以及与其他系统之间的整合集成,同时满足企业未来发展对OA开放性、管理性、维护性的要求,自然是CIO的理想之选。  一般来讲,OA办公系统的基本模块包括:协同工作、表单应用、公文管理、电子邮件、文档管理、计划管理、公共信息等。如果以给企业带来价值大小的纬度对所有OA功能模块评估的话,基本上遵循80:20定律,其中工作流程模块、协同工作模块、项目管理模块为企业带来的了80%的价值,其余的模块带来20%的价值。CIO需要重点考察工作流程、协同工作、项目管理的技术水准,成为产品选型的不二选择。

3、OA廉价陷阱

往往廉价的OA办公系统,越经不起企业长期应用的考验。CIO眼中的廉价的只是对OA厂商报价的判断,OA办公系统的全面成功应用,还需要将OA部署的软硬件环境成本、软件实施过程中参与人员的时间成本、培训成本、将来的维护难度和服务成本、数据集成的开发成本、升级成本和数据迁移成本等等统统纳入成本控制范围。[8]

CIO青睐什么样的OA办公系统呢?根据对多家CIO以及OA厂商的采访,我们了解到五大特点的OA办公系统更受青睐:1、灵活的自定义;2、傻瓜式的操作;3、性能要求;4、便于维护;5、性价比高。

折叠 编辑本段 OA流程审批

单位在日常管理过程中,逐步会沉淀下很多规章制度,其中包括各种纸质表单、流程、数据规范、岗位说明、权限等,制度的形成、推广和优化过程,也是规范员工行为,实现内部有效分工、规范岗位操作、从人治向法制逐步进步的过程。

但是逐步累积起来的制度和规范汗牛充栋,员工根本没有办法完全学习和掌握;规章制度的优化和调整也很难实时的将最新版本传达到每位员工,因此制度的形成、推广和优化过程的高难度使得制度不能有效落地,因此构建协同办公系统流程审批子系统,对于制度落地、规范管理将有重要的意义。

流程审批包括数据表定义、表单定义、流程定义(B/S架构图形化流程定义工具)及工作流引擎,系统采用WFMC的流程标淮实现各种复杂流程的电子化流转, 并且采用插件式的设计方法让工作流模块还可以被其它功能模块调用,完成相关的业务流程。

ECP的OA系统提供了从设计、应用、优化到门户展现全方位的图形化自定义,通过自定义规范、自定义表单、自定义流程、实现企业流程地图的设计;通过个性化授权,可以将常用的流程推送的个人门户,方便调用;通过规范、表单和流程的集成,可以使得员工运用制度和流程时免学习;并且该模块对企业的流程管理遵循PDCA管理法则,从发起流程到在办监控、办结查阅和效率分析进行闭环管理。

流程审批主要功能如下:

1、流程门户:提供统一的分类流程调用界面。

2、发起流程:选取要发起且已经制作好的工作流程表单。

3、待发流程:流程表单填写后保存待稍后发送的工作流程。

4、流程监控:是指对正在办理的工作流程进行监控。

5、办结查阅:是指用户可以对已经结束、取消、退回的流程进行查阅。

6、流程转办:是指当前用户可以把卡在某节点的流程转办给其它人处理。

7、流程代理:是指用户出差时可以由其指定的代理人帮其处理。

流程审批技术特色如下:

1、流程编号:系统能自动编号,查重,允许用户自定义编号规则;

2、签名印章:支持电子签名、电子印章技术;

3、复杂流转:支持条件路由、顺序流、分支流、并发流;支持会签、回退、撤销、分发等;

4、文件上载:允许带附件进行流转及审批;

5、图形化B/S流程编辑器:流程可以灵活、自由定制,全程B/S图形化方式拖拖拽拽定制流程,并配备了节点的流程和表单处理权限。

6、流转监控:提供所有流程,有权限控制的办理监控界面。

7、常用批阅语:允许用户自定义常用批阅语,方便快速录入;

8、流程查阅:提供已办理、待批流程的查询;

9、痕迹保留:支持正文修改痕迹保留;

10、时限提醒:根据流程设置的时限,通过邮件等方式自动完成提醒功能。

11、流程表单的自定义:无须写代码,以所见即所得的方式,可以实现表单的自定义。

12、流程中可以进行短信督办提醒。

13、提供流程之间的自动转发、提供流程跟踪和催办督办。

14、支持单一审批、多人并行审批、多人顺序审批、多人审批一人认可和主办/协办阅批的组合审批模式。

15、采用在线office编辑正文,完全适应客户操作习惯。

16、提供软件和硬件两种电子签章/电子签名功能的解决方案。

17、消息提醒与查看跟踪:系统在审批过程中提供了短信、即时通讯等多种手段提醒下一办理人。

18、流程引擎:独立的流程引擎设计,其它功能模块可以灵活调用工作流引擎,实现各功能模块的业务流转,如信息管理、公文管理、综合办公、名片订购等,工作流程作为独立的服务可被各模块引用,流程引擎与表单定义相结合产生工作流程的独立应用“工作流程”模块。

19、构建复杂流程模型的能力:智能的工作流引擎,提供标准活动、子活动、虚拟活动、自动返回等多种活动类型;采用前驱、后继的模式可以建立任意模型的流程,同时支持由流程办理人选择下一环节及由表单内容条件判断来实现流程的路由,并在条件路由时支持与表单中各字段的关系判断并支持与流程启动人或上一办理人的职务级别的判断。

20、流程办理人(参与者):丰富的流程参与者的选择方式,可以按角色与组织或职位或发起人相同办公地点的组合计算得到参与人、也由当前办理人从指定范围中选择、从所有用户中选择,从上一办理人本部门中选择、可以是发起人,发起人的领导、以及从指定的群组中选择等多种方式满足日常办公中对流程办理人的选择要求。

21、办理类型:系统支持只有单个人办理的模式,支持从多个人中任一办理人办理完毕即可模式,支持多个依次办理模式,支持多人同时办理模式、允许办理过程中转给其他人办理模式、支持阅办不影响流程流转的模式。

22、接口:预留丰富的扩展接口,可与其它业务管理系统进行数据交互,从而实现采用工作流建立各业务系统之间的通道,实现业务的顺畅连接。

23、流程例外处理:流程当前办理人可以退回流程,监控人可以撤办流程,收回流程,管理员可以转交流程给其他人员办理,当事人可以提前设置工作代理指定流程代办人。

24、手写意见:流程审批和灵活选择手写和键盘两种方式批写意见,可在线编辑WORD及excel等多种形式的文档,痕迹保留,电子签章等。

25、流程关联:可通过子流程进行流程与流程之间的关联,在子流程中可以链接到主流程,在主流程中可以链接到所有相关的子流程。

26、工作代理:可通过工作代理的方式授权他人代办流程审批工作,工作代理可以指定到流程,可以指定代理来自某范围内的流程

27、表单兼容:灵活的表单定义工具,可以定义各类流程表单,可从word/excle中定义工作流程所需表单样式并通过设置表单内容与自定义的数据库结合;实现强大的表单定义能力,自定义数据库不仅定义表单元素,还可以定义这些元素在界面的表现形式及可以关联数据库;可以实现主从表;实现不同流程环节表单不一样,并可以实现显示表单与打印表单不一致。

28、流程办理:流程办理时按待办、在办、办结等分类,并可按时间、缓急、类型等多种模式分类供用户选择办理优先级较高的流程。

折叠 编辑本段 OA解决方案

折叠 传媒OA方案

传媒行业协同管理解决方案,从组织中“人、事件、资源”之间的协同关天生创想OA功能架构图天生创想OA功能架构图系着手进行管理,以组织中的“执行”信息为对象,有效地帮助传媒企业解决所面临的问题。

行业涵盖:电视媒体,网络媒体,广播,报刊等子行业。

行业特点

传媒业是信息服务业与文化产业交叉的一个边缘性产业。信息量十分庞大,传媒企业的重要工作之一就是甄别信息的真假,良莠,做到信息整合,信息检索,去伪存真。

传媒行业具有相对垄断性,有着独特的盈利模式和良好的盈利能力,并存在显著的规模效益及多元化效益。传媒企业通常规模庞大,人员从聘用方式,管理方式,工作方式上都比较多元化。

传媒行业相比其他行业更强调融合集约资源共享,主要从以下三方面实现:1.跨媒体资源共享;2.集约方式促成组织内变革;3.本地化策略扩展势力。

面临的问题包括:

生产方式是柔性化,人机一体化,产品生产的质量和数量在生产过程中不易介入管理和监控,生产过程的可控程度低,但结果影响巨大。

生产管理的跨度大,传媒企业通常有众多的独立子系统,工作过程一样,但工作内容不同,生产管理跨度大,人员考核与计酬十分复杂。

从业人员背景差异大,需要迅速的实现合群共处,价值认同,协调一致。

生产组织形态的松散化,生产流程由显示变成虚拟,生产线由有形变成了无形,生产岗位有固定变成了移动,虽然使成本下降,但加大了企业管理的难度。

解决方案

宇博传媒行业协同管理解决方案,从组织中“人、事件、资源”之间的协同关系着手进行管理,以组织中的“执行”信息为对象,有效地帮助传媒企业解决所面临的问题。

针对传媒行业集团化的趋势,九思协同平台可通过集团化应用,实现传媒集团组织内协同到跨组织的产业链和组织群协作的集团管控;

通过多维信息空间,构建组织信息资源管控平台,方便跨媒体资源共享;通过协作管理中心实现敏捷组织,快速响应,对传媒行业生产过程进行可视化管控;通过移动应用平台来帮助前端人员快速实现信息收集,信息上报,不受时间空间限制对信息进行采编处理及发布,帮助传媒企业提高核心竞争力。

应用价值

实现生产过程的可视化管控;提升协作效率;实现知识型产品的积累和沉淀。

折叠 教育OA方案

教育行业OA解决方案

随着新知识经济时代的到来,我国教育OA管理信息化建设开始朝标准化、规范化的方向发展,对于在原有基础上加强高校管理、提高教育教学水平、人才培养质量和办公效率等提出了更高的要求。

计算机信息技术是当代最富有活力和创造力的技术,实践证明只有把计算机信息技术很好结合到学校教学、管理工作中,大力发展网络教学应用、建设数字化图书馆、建设全面的网络社区服务等等,从而形成一流的、数字化的网络环境、教学资源、教学与学习环境、管理手段和后勤服务,才能为学校现代化教学手段和管理模式的实施提供有力的保障,为教学研究和人才培养构建现代化的信息平台。

1、校园信息门户管理

宇博校园信息门户OA解决方案为学校提供了一个内容展现的个性化窗口,可为校园网用户提供信息的汇总、分类、搜索、发布;提供面向各类用户、不同阶段的个性化信息展现服务,实现对学校重要新闻、内部通知、规章制度建立协作机制,实现用户间的信息交流共享。

通过提供的协同OA办公系统的门户设置,可以根据单位发展的不同阶段,自行搭建不同的信息门户,实现门户的个性化、阶段化应用,如个人门户、科室门户、学校门户、教委门户、领导门户、关联门户、知识门户、制度门户、新闻门户等等,从而实现将有用的信息自动推送给有用的人;有权限要求的信息自动推送给有权限的人。把用户最关心的内容推送给用户,使用户一目了然的在一个界面上看到想要看到的信息,提高用户的工作效率。

2、日常协同管理

宇博特有的即时消息、协同工作解决日常工作中的全部沟通问题,沟通内容便于积累和追溯,信息获取方式可以是消息提醒框、邮件提醒、短信提醒等方式。合理安排和查询日常工作计划、日程和会议,并可将工作流程进行规范和优化,通过强大的表单和流程自定义设计功能,用户可根据自己的业务特点设计复杂的业务流程及表单,利用现有的sql输入检索功能可以抓取本系统及其他系统中的数据,实现和其他系统的数据整合。

3、公文档案管理

公文档案管理OA解决方案系统实现了收文管理和发文管理的自动化,功能包括我的收文、发文拟稿、发文草稿、发文查阅、发文设置、签收公文、收文查阅、收文设置等,并且公文的正文支持修改留痕、手写签名、套红头、签章等各种应用。可灵活设定公文流程,自动进行流程跟踪、催办、查办,并可归类存档和检索。

4、公共信息管理

公共信息包括组织机构、机关最新动态、规章制度、政策法规、办公办事指南、工程建设、信息发布等功能,内部用户可通过本系统平台,查询政府内部相关资料,以及相关动态信息。

5、论坛管理

论坛为内部的工作人员提供非正式的沟通交流平台。用户可通过论坛管理将更好的利用现代化网络资源,实现讨论发布、信息交流、信息共享,达成共识等功能。

6、会议管理

协同办公平台通过会议管理模块可实现对视频、非视频会议相关的各种资源的管理。

7、任务管理

任务管理包括自己给自己安排的任务和领导安排给我的任务,任务管理子系统的目的在于规范工作的目标,领导对任务能进行实时管控。

8、知识管理

知识管理解决方案可以实现如下功能:文件及目录操作、资料共享发布、文件检索、日志管理、文件回收站等。

9、邮件管理

个人在日常工作中有可能会给外部的人员发送电子邮件或者接收外部人员发给我的电子邮件,邮件管理子系统提供基于Web的Email发送、阅读和存储、查找功能,并支持邮件转协同。

10、人事管理

主要包括组织机构管理和部门管理,内部人员的调动、请假、出差、离职等人事相关流程,考核和合同管理。

12、车辆管理

办公室及下属单位拥有一定数量的车辆,车辆的管理成为日常事物中的一项重要工作。本系统要实现集中管理车辆的基本信息、运营、维修、事故、违章等一系列信息,有效跟踪管理每台汽车的使用状况,提高工作效率,使企业车辆管理更加科学、更加规范。

13、物品管理

物品管理主要对各单位内部的办公用品进行采购、领用管理,对分支机构及部门内部办公用品的费用分摊以及分支机构、部门内部领用的数量进行统计。

14、设备管理

设备管理的主要作用是完成单位设备日常业务的核算和管理,按部门和单位实现对设备资产的基本信息录入、查询、采购、领用、调拨转移、维修折旧等管理。

15、督办管理

每一个任务(包括公文处理、个人任务、部门任务等)一般都有一个标准的办理时间,甚至是细化到每一个流程中手机OA展示图手机OA展示图处理节点的办理时间。因此协同办公系统针对每一个任务流程的每一个处理节点设置了标准办理时间,如果超过这个时间,可以通过催办、督办、提醒等方式提醒处理人处理。

16、移动OA办公管理

移动办公是一套将移动通信元素与协同办公系统有机的结合在一起,集日常办公、信息查看、内部通信等多项功能为一体的在线办公沟通工具;为实现信息沟通和资源共享,尽量节省投资,应对终端手机有较高的兼容性,不同平台及智能程度的手机终端能实现相同的功能。

折叠 编辑本段 六大认识误区

误区一、认为OA就是行政办公,就是收发文。

针对政府机关来说,这有一定的价值,但是对企业来说价值不是很大。  在OA刚刚出现的时候,政府和事业单位的确是OA的主要用户,OA还没有进入企业。所以人们认为OA并不能解决企业管理层关心和控制企业运营过程中关键业务过程的作用,也没有帮助员工有效的辅助到他们的日常办公。但是伴随着OA的逐步发展,企业成为OA应用的广泛对象,OA也不再停留在传统的收发文系统或行政办公系统,OA发生了质的变化。所以OA作为办公系统,它需要结合不同的部门和岗位、人员,成为他们的个性化的办公系统才有生命力。  对于管理层来说,办公审批(不仅指公文,更多的管理流程和业务流程的审批)以及员工输入的数据汇总为不同权限的报表就是他们的办公系统。对于其他部门来说,他们除日常行政办公支持外,更需要他们的日常的业务流程的审批(如采购流程,合同审批,出差,借款,资金的审批),这些资源与信息的协同运作,才能构建适合现代企业运作和应用的协同办公OA产品。

误区二:认为OA只是文件的审批和管理。

目前市面上的很多的OA是采用非关系性型数据库主要是基于lotus平台,该平台是封闭式的平台,是文档型数据库,在技术上存在很多先天性缺陷,一般应用于早期政府的收发文,在国外lotus主要是应用于邮件服务器。OA不仅仅是文件的审批和管理,关键是作为企业管理软件进行企业管理最终一定要跟财务发生关联,才能最大化发生作用。比如:在OA的应用企业中,很少企业抛弃报销,借款,付款等审批流程。因为报销与手工实现的方式有根本性的变革。手工审批各审批环节都需要手工签字才能逐步走到下一个环节。

而电子化报销流程的好处是把管理和财务的职能进行了区分,作为审批层主要是关心该事务允不允许发生,允许发生多少。而财务的职能是判断该事务发生的凭证(发票)是真的还是假的,是不是超过财务报销的标准。所以电子化流程是电子单据和凭证分别走,凭证只需要财务审核就可以,管理层通过电子单据填入的数据作为审批依据进行快速审批,不用在凭证上审批,这样可以支持领导远程报销审批,当然电子化审批流程需要从技术上能提供方便的报销依据供领导判断和审批,这样可以快速解决员工财务费用报销流程处理复杂困难的问题,很多企业是通过首先应用财务报销流程推动公司整个流程的应用。

误区三:认为OA是ERP的一部分,认为OA很简单,是从属于其他系统。

OA的管理思想与ERP完全不一样,ERP主要注重在物料,物流,资金的管理,是以结果为导向。OA与ERP的发展思路和管理思想完全不一样,OA注重对人和过程的管理,通过管人来管理具体的事务,这些事务每天都可能在变化,所以OA强调灵活性和协同性。因为企业人与人之间的协同是需要流程来规范。所以OA的核心是以人力资源为核心(人力资源主要是进行权限和安全体系的控制),以工作流为血脉的核心平台,在该平台上再搭建其他的应用功能模块,同时OA的牵涉的范围比ERP要广得多,涉及到各个部门的应用,所以OA需要门户,不同用户,不同权限的人进入系统看到的都是与他们工作相关的信息,没有权限的信息都看不到。

作为管理层门户是汇总员工平时工作信息生成统计报表为管理提供决策支持,以及所有审批的信息都汇总到管理层门户。同时管理层也可以通过宏观数据监控和查询到微观数据。所以OA现在的发展趋势是成为协同管理平台作为管控内部资源和外部信息交流的平台与ERP构成了企业信息化的基石。

误区四、认为OA的终极目标就是手工转为电子化。

协同OA作为一个管理软件,一定要把一些先进的管理和设计理念通过软件进行固化来为企业管理提升价值,否则为了电子化而电子化对企业没有太大的管理价值。手工转为电子化只是OA的第一步,对管理层来说,企业实施OA是需要花费很大的人力,物力,财力去实现,关键是引入软件这一工具来对管理进行变革以适应外部的竞争和企业发展。

误区五:认为OA实施很简单,是信息部门的事情。

OA作为管理软件,最终应用到企业,软件只是一个工具,关键靠人去用,企业应用深度与否取决于企业领导层重视程度,以及配套的管理制度保证和供应商的服务能力,两者缺一不可。仅仅通过信息部门或者某一个部门去推动,最终只会导致在整个公司应用的失败。同时供应商一定需要有丰富的实施应用经验来帮助企业推进项目实施进度和规避实施风险。所以对于供应商的选择不仅仅是产品。当然光有快速反应能力没有解决问题的能力也是不可以的。所以在选择供应商时,建议选择专业定位于OA的有过众多成功案例的知名厂商。

误区六:认为OA马上就可以见到效果,认为OA可以一蹴而就。

OA是一个系统工程,需要整体规划,分步来实施,关键是企业需要把目前最迫切,最关键,见效最快的需求先提炼出来,在此基础上逐渐加深应用,然后在扩展新的需求。目前很多企业对OA的选型有很大的局限在于认为满足现在的需求就可以,其实OA的深度和广度可以很深很广,很多企业因为对OA的规划不了解,所以导致OA在应用过一段时间以后遇到瓶颈。建议企业前期需要规划好,然后按照企业实际需要在今后几年在加深应用深度的基础上,分步实施需要的功能。

企业信息化是企业发展的必经之路,推广和实施OA,根本目的不仅是帮助企业建立一套完整的信息化管理系统,更重要的是透过先进的管理思想和方法实现管理的提升、业务的改善,促进企业制度与文化、人与组织的和谐发展。这就决定了企业在OA或OA的选型过程中必须立足企业的实际需求,转变以往的思维方式和观点,从OA真正在企业信息化过程中发挥的重要作用出发,从企业战略出发,选择企业所需要的OA系统。

折叠 编辑本段 详细介绍

虽然诸如Lotus 1-2-3和MS Office系列的许多应用软件可以提高办公效率,但是这仅仅是针对个人办公而言。办公自动化不仅兼顾个人办公效率的提高,更重要的是可以实现群体协同工作。协同工作意味着要进行信息的交流,工作的协调与合作。由于网络的存在,这种交流与协调几乎可以在瞬间完成,并且不必担心对方是否在电话机旁边或是否有传真机可用。这里所说的群体工作,可以包括在地理上分布很广,甚至分布在全球上各个地方,以至于工作时间都不一样的一群工作人员。

办公自动化可以和一个企业的业务结合的非常紧密,甚至是定制的。因而可以将诸如信息采集、查询、统计等功能与具体业务密切关联。操作人员只须点击一个按钮就可以得到想要的结果,从而极大得方便了企业领导的管理和决策。

办公自动化还是一个企业与整个世界联系的渠道,企业的Intranet网络可以和Internet相联。一方面,企业的员工可以在Internet上查找有关的技术资料、市场行情,与现有或潜在的客户、合作伙伴联系;另一方面,其他企业可以通过Internet访问你对外发布的企业信息,如企业介绍、生产经营业绩、业务范围、产品/服务等信息。从而起到宣传介绍的作用。随着办公自动化的推广,越来越多的企业将通过自己的Intranet网络联接到Internet上,所以这种网上交流的潜力将非常巨大。办公自动化已经成为企业界的共识。众多企业认识到尽快进行办公自动化建设,并占据领先地位,将有助于保持竞争优势,使企业的发展形成良性循环。

折叠 编辑本段 主要特点

开放性、易用性、健壮性、严密性和实用性。其中开放性是未来办公自动化系统发展的重点。

全新框架

采用全球认可的最为先进的开放理念——OOP(面向对象),进行全新框架设计。框架结构更为清晰,代码更易于维护。模块化做为功能的开发形式,让扩展性得到保证。天生创想OA特别设计的二次开发扩展方式,让你不再修改官方的代码文件,就可以对功能代码进行重写。让你轻松享受二次开发带来的便捷的同时,不再为官方升级而担忧。

集团化管理系统

天生创想OA集团版支持分支机构(多子公司)管理、数据同步,信息任意共享。

多服务器安装点

天生创想OA支持多服务器多点安装,数据统一和发布到多个服务器上的能力。可轻松实现强大的负载均衡。

自定义表单

天生创想OA支持用户表单自定义,不用写程序、不用改代码,在后台就可以设定相关字典属性,使软件适应行业、适应公司个性化管理。

便捷的搜索服务

天生创想OA支持搜索内容自定义、多条件,以达到搜索统计方便、精确。

模板制作方便

天生创想OA支持打印模板自定义、可视化标签制作管理,以达到打印格式企业化。

提供银行级安全保护

天生创想OA支持审批流转短信验证,提供银行级的安全保护。

二次开发方便

天生创想OA办公系统为国内首家全源代码开放的管理平台,模块化开发框架结构,让你不再修改官方的代码文件,就可以对功能代码进行重写。让你轻松享受二次开发带来的便捷的同时,不再为官方升级而担忧。

折叠 编辑本段 系统模型

根据办公室的类型、活动的特点和不同的目标可建立不同的模型或模型体系。1980年纽曼把OA系统的模型分为五种:

①、信息流模型。它描述各办公室之间和办公室内信息传递的情况。

②、过程模型。它描述办公室完成特定任务的执行过程和进程步骤。

③、数据库模型。它通过信息存取方式来描述办公室业务。

④、决策模型。它把办公室信息加工过程变换成结构化或半结构化过程,用特定的决策模型来作出相应的决策。

⑤、行为模型。它描述人的行为规律,以便协调人际关系。

在办公自动化的初级阶段着重信息流模型、过程模型和数据库模型。在办公自动化的高级阶段则要利用决策模型和行为模型。

折叠 编辑本段 相关软件

早期的办公自动化软件主要完成文件的输入及简单的管理,实现了文档的共享及简单的查询功能;随着数据库技术的发展,客户服务器结构的出现,OA(Office Automation)系统进入了DBMS 的阶段;办公自动化软件真正成熟并得到广泛应用是在LotusNotes和Microsoft Exchange出现以后,所提供的工作流机制及非结构化数据库的功能可以方便地实现非结构化文档的处理、工作流定义等重要的OA 功能,OA应用进入了实用化的阶段;但随着管理水平的提高,Internet 技术的出现,单单实现文档管理和流转已经不能满足要求,OA 的重心开始由文档的处理转入了数据的分析,即所说的决策系统,这时出现了以信息交换平台和数据库结合作为后台,数据处理及分析程序作为中间层,浏览器作为前台(三层次结构)的OA 模式,这种模式下,可以将OA 系统纳入由业务处理系统等系统构成的单位整体系统内,可以通过OA 系统看到、分析、得到更全面的信息。基于B/S 结构的办公自动化系统,适用于施工企业的办公自动化,它涵盖日常办公管理的基本流,具有较强的通用性。

折叠 平台化设计

目前市场上的协同软件项目合作方式有项目化方式、产品化方式、平台化方式。项目化方式虽然能完全响应用户需求,但是开发周期太长,质量不稳定,不可平滑升级等不足。产品化方式由于产品功能模块功能固定,适应面比较窄,难以满足用户不断增加的需求,解决不了“随需应变”问题,存在一定的局限性。市场上对于“协同平台”定义是不尽相同的,不少开发商提出的协同平台是指可供研发人员开发协同应用的平台,这种项目风险很大、工作量很大、失败的可能性也很大;用户需要的是开发商提供一个软件平台,在开发商对应用的理解基础上使用平台快速傻瓜式构建其应用。

万户OA协同管理平台的平台化设计理念,是把协同应用中共性的应用做到足够精致、足够灵活,把简单的个性的应用通过傻瓜式的自定义平台快速构建,在产品中我们部署了大量的开发与自定义工具,包括信息文档平台、工作流程平台,自定义模块平台,自定义门户平台等,最大程度的满足用户个性应用,帮助用户随需应变。

折叠 整合性设计

整合性体现在产品的接口、可配置等方面,OA在产品设计中部署有大量的接口,如自定义门户预留接口允许用户快速开发业务模块接入到系统门户中,工作流程预留接口实现与业务系统的整合,与AD域目录用户管理整合,预留组织管理、用户管理web service供与人事系统信息互动,产品采用插件式设计思想,可方便的更换短信接入,通过配置切换各种外部档案系统整合等等。

易用性——没有全面的应用做基础,一切都是空谈。

制度落地必须面向全员,所以,软件也必须能够被全员所接受,被全员所喜爱。如果易用性不强,这个前提就不存在了,制度落地就只能是空谈。而任何软件都是需要培训的,不过上网却几乎人人都会。所以,就支撑制度落地的软件而言,走网页风格可能是个最佳选择。

健壮性——必须具备超大用户、高并发应用的稳定性。

制度“落地”必须面向全员,所以支撑“落地”的软件也必须能保证全员应用的稳定性,尤其是针对集团型企业,软件必须具备超大用户、高并发应用的稳定性,否则,一旦出问题,哪怕是小问题,都可能影响到现实的集团业务,从而造成不可估量的损失。

坚持网络风格是最大限度提升软件健壮性的一种有效手段,因为这样一来,决定应用并发数的并不是软件平台本身,而是硬件和网络速度;也就是说,从理论上讲,类似万户协同ezOFFICE这样的软件平台没有严格的并发数限制。

折叠 编辑本段 主要功能

①、文字处理。包括文件的输入、编辑、修改、合并、生成、存储、打印、复制和印刷等。通常由文字处理机、智能复印机和电子照排轻印刷设备等来完成这项任务。

②、文件管理。包括文件的登记、存档、分类、检索、保密、制表等,一般通过建立公用的或专用的分布式关系数据库系统来实现。

③、行政管理。包括图表生成、日程安排、工作计划、人事管理、财务管理和物资管理等,主要依靠计算机的图形系统、数据库和各种应用软件来实现。

④、信息交流。OA系统主要是通过电子邮件和电子会议等方式交流信息,已从采用电话网、用户电报网、计算机网发展到采用综合业务数字网。

⑤、决策支持。OA系统可配置决策支持系统(DSS)和群体决策支持系统(GDSS)。

⑥、图像处理。包括用光学字符阅读器直接将印刷体字母和数字输入计算机,用光电扫描仪或数字化仪将图形文字输入计算机。有的OA系统配置图像处理系统,它具有图像识别、增强、压缩和复原等功能。

折叠 编辑本段 相关层次

OA系统、信息管理级OA系统和决策支持级OA系统是广义的或完整的OA系统构成中的三个功能层次。三个功能层次间的相互联系可以由程序模块的调用和计算机数据网络通信手段做出。一体化的OA系统的含义是利用现代化的计算机网络通信系统把三个层次的OA系统集成一个完整的OA系统,使办公信息的流通更为合理,减少许多不必要的重复输入信息的环节,以期提高整个办公系统的效率

一体化、网络化的OA系统的优点是,不仅在本单位内可以使办公信息的运转更为紧凑有效,而且也有利于和外界的信息沟通,使信息通信的范围更广,能更方便、快捷地建立远距离的办公机构间的信息通信,并且有可能融入世界范围内的信息资源共享。

折叠 第一个层次

OA(办公自动化)技术分为三个不同的层次:第一个层次只限于单机或简单的小型局域网上的文字处理、电子表格、数据库等辅助工具的应用,一般称之为事务型办公自动化系统。办公事务OA中,最为普遍的应用有文字处理、电子排版、电子表格处理、文件收发登录、电子文档管理、办公日程管理、人事管理、财务统计、报表处理、个人数据库等。这些常用的办公事务处理的应用可作成应用软件包,包内的不同应用程序之间可以互相调用或共享数据,以便提高办公事务处理的效率。这种办公事务处理软件包应具有通用性,以便扩大应用范围,提高其利用价值。此外,在办公事务处理级上可以使用多种OA子系统,如电子出版系统、电子文档管理系统、智能化的中文检索系统(如全文检索系统)、光学汉字识别系统、汉语语音识别系统等。在公用服务业、公司等经营业务方面,使用计算机替代人工处理的工作日益增多,如订票、售票系统,柜台或窗口系统,银行业的储蓄业务系统等。事务型或业务型的OA系统其功能都是处理日常的办公操作,是直接面向办公人员的。为了提高办公效率,改进办公质量,适应人们的办公习惯,要提供良好的办公操作环境。

折叠 第二个层次

信息管理型OA系统是第二个层次。随着信息利用重要性的不断增加,在办公系统中对和本单位的运营目标关系密切的综合信息的需求日益增加。信息管理型的办公系统,是把事务型(或业务型)办公系统和综合信息(数据库)紧密结合的一种一体化的办公信息处理系统。综合数据库存放该有关单位的日常工作所必需的信息。例如,在政府机关,这些综合信息包括政策、法令、法规,有关上级政府和下属机构的公文、信函等的政务信息;一些公用服务事业单位的综合数据库包括和服务项目有关的所有综合信息;公司企业单位的综合数据库包括工商法规、经营计划、市场动态、供销业务、库存统计、用户信息等。作为一个现代化的政府机关或企、事业单位,为了优化日常的工作,提高办公效率和质量,必须具备供本单位的各个部门共享的这一综合数据库。这个数据库建立在事务级OA系统基础之上,构成信息管理型的OA系统。

折叠 第三个层次

决策支持型OA系统是第三个层次。它建立在信息管理级OA系统的基础上。它使用由综合数据库系统所提供的信息,针对所需要做出决策的课题,构造或选用决策数字模型,结合有关内部和外部的条件,由计算机执行决策程序,作出相应的决策。随着三大核心支柱技术:网络通讯技术、计算机技术和数据库技术的成熟,世界上的OA已进入到新的层次,在新的层次中系统有四个新的特点:

⑴集成化。软硬件及网络产品的集成,人与系统的集成,单一办公系统同社会公众信息系统的集成,组成了“无缝集成”的开放式系统。

⑵智能化。面向日常事务处理,辅助人们完成智能性劳动,如:汉字识别,对公文内容的理解和深层处理,辅助决策及处理意外等。

⑶多媒体化。包括对数字、文字、图像、声音和动画的综合处理。

⑷运用电子数据交换(EDI)。通过数据通讯网,在计算机间进行交换和自动化处理。

这个层次包括信息管理型OA系统和决策型OA系统。例子 事务级OA系统称之为普通办公自动化系统,而信息管理级OA系统和决策支持级OA系统称之为高级办公自动化系统。例如,市政府办公机构,实质上经常定期或不定期的收集各区、县政府和其它机构报送的各种文件,然后分档存放并分别报送给有关领导者阅读、处理,然后将批阅后的文件妥善保存,以便以后查阅。领导者研究各种文件之后作出决定,一般采取文件的形式向下级返回处理指示。这一过程,是一个典型的办公过程。在这一过程中,文件本身是信息,其传送即是信息传送过程。但应当注意到,领导在分析决策时,可能要翻阅、查找许多相关的资料,参照研究,才能决策,所以相关的资料查询、分析,决策的选择也属于信息处理的过程。

折叠 编辑本段 发展历程

折叠 起步阶段

(1985年―1993年):是以结构化数据处理为中心,基于文件系统或关系型数据库系统,使日常办公也开始运用IT技术,提高了文件等资料管理水平。这一阶段实现了基本的办公数据管理(如文件管理、档案管理等),但普遍缺乏办公过程中最需要的沟通协作支持、文档资料的综合处理等,导致应用效果不佳。

折叠 应用阶段

(1993年-2002年):随着组织规模的不断扩大,组织越来越希望能够打破时间、地域的限制,提高整个组织的运营效率,同时网络技术的迅速发展也促进了软件技术发生巨大变化,为OA的应用提供了基础保证,这个阶段OA的主要特点是以网络为基础、以工作流为中心,提供了文档管理、电子邮件、目录服务、群组协同等基础支持,实现了公文流转、流程审批、会议管理、制度管理等众多实用的功能,极大地方便了员工工作,规范了组织管理、提高了运营效率。

折叠 发展阶段

OA应用软件经过多年的发展已经趋向成熟,功能也由原先的行政办公信息服务,逐步扩大延伸到组织内部的各项管理活动环节,成为组织运营信息化的一个重要组织部分。同时市场和竞争环境的快速变化,使得办公应用软件应具有更高更多的内涵,客户将更关注如何方便、快捷地实现内部各级组织、各部门以及人员之间的协同、内外部各种资源的有效组合、为员工提供高效的协作工作平台。

折叠 编辑本段 发展方向

办公自动化的发展方向应该是数字化办公。所谓数字化办公即几乎所有的办公业务都在网络环境下实现。从技术发展角度来看,特别是互连网技术的发展,安全技术的发展和软件理论的发展,实现数字化办公是可能的。从管理体制和工作习惯的角度来看,全面的数字化办公还有一段距离,首先数字化办公必然冲击现有的管理体制,使现有管理体制发生变革,而管理体制的变革意味着权利和利益的重新分配;另外管理人员原有的工作习惯、工作方式和法律体系有很强的惯性,短时间内改变尚需时日。尽管如此,全面实现数字化办公是办公自动化发展的必然趋势。

折叠 编辑本段 主要趋势

伴随着企业信息化发展的浪潮汹涌,组织流程的固化、改进、知识的积累、应用、技术的创新、提升,OA也在不断求新求变,最终OA系统将会脱胎换骨,全新的"智能型自动化的OA"将成为未来的发展方向,将更关注组织的决策效率,提供决策支持、知识挖掘、商业智能等全面系统服务。届时OA可能不叫OA,换为更能体现其价值的名称,例如“企业知识门户EKP”、“管理支撑平台MSS"等,这已经远远超出传统OA的范畴,演变成为企业的综合性强大管理支撑平台。

作为中国机关企事业信息化的应用基础,办公自动化今后如何发展演变将对中国信息产业格局、机关企事业信息化的应用普及产生重要影响,OA未来3-6年将如何演绎,以下是未来OA的面貌。

折叠 人性化

传统的OA功能比较单一,员工容易使用,随着功能的不断扩展,员工对功能的需求也不尽相同,这就要求系统必须具有人性化设计,能够根据不同员工的需要进行功能组合,将合适的功能放在合适的位置给合适的员工访问,实现真正的人本管理。这与合强软件目标一样,未来OA的门户更加强调人性化,强调易用性、稳定性、开放性,强调人与人沟通、协做的便捷性,强调对于众多信息来源的整合,强调构建可以拓展的管理支撑平台框架,从而改变目前"人去找系统"的现状,实现"系统找人"的全新理念,让合适的角色在合适的场景、合适的时间里获取合适的知识,充分发掘和释放人的潜能,并真正让企业的数据、信息转变为一种能够指导人行为的意念、能力。其实"人性化"也即一种"自动化"。

折叠 无线化

利用新技术,使移动OA协同应用成为未来增长点。信息终端应用正在全面推进融合,3G无线移动技术在中国的应用已经指日可待,它使融合了计算机技术、通信技术、互联网技术的移动设备将成为个人办公必备信息终端,在此载体上的移动OA协同应用将是管理的巨大亮点,实现无处不在、无时不在的实时动态管理,这将给传统OA带来重大的飞跃。目前国内一些主流OA软件企业正积极利用现代手机移动技术,使OA移动办公、无线掌控将可信手拈来,随时随处可行。

折叠 智能化

随着网络和信息时代的发展,用户在进行业务数据处理时,面对越来越多的数据,如果办公软件能帮助用户做一些基本的商业智能(BI)分析工作,帮助用户快速的从这些数据中发现一些潜在的商业规律与机会,提高用户的工作绩效,(续致信网上一页内容)将对用户产生巨大的吸引力。在微软的Office 2007版本中已经提供了一些基本的商业智能的功能,如通过不同颜色显示数据的大小和按照进度条来反应数值的大小等,相信未来会有更多的这方面功能。另外办公软件还有一些其他的发展趋势,以合强软件为例,今后OA软件本身将更加智能化,如可自定义邮件、短信规则、强大自我修复功能、人机对话、影视播放、界面更加绚丽多彩等等。

折叠 协同化

近年来不少企业都建立自己的办公系统,并上马了财务管理软件,还陆续引入了进销存、ERP、SCM、HR、CRM等系统,这些系统虽在提升企业效率和管理的同时,也形成了各自为政的信息孤岛,无法形成整合效应来帮助企业更高效管理和决策。因此能整合各个系统、协同这些系统共同运作的集成软件成了大势所趋,将愈来愈受企业的欢迎。因此未来OA将向协同办公平台大步前进,协同OA系统能把企业中已存在的MIS系统、ERP系统、财务系统等存储的企业经营管理业务数据集成到工作流系统中,使得系统界面统一、账户统一,业务间通过流程进行紧密集成,将来还有可能与电子政务中的公文流转、信息发布、核查审批等系统实现无缝集成协同。因此协同理念和协同应用将更多的被纳入OA中,实现从传统OA到现代协同OA转变。强调协同,不仅仅是OA内部的协同,而应该是OA与其它多种业务系统间的充分协同、无缝对接。

折叠 通用化

90年代初出现的“项目式开发OA”以及之后的“完全产品化OA",但其满足用户"个性需求"和“适应性需求”、“低成本普及”方面则实在让人难以乐观,而"通用OA"是OA技术不断进步的结果,正如Windows最终替代了DOS系统,其更强通用性、适应性以及适中的价格,更符合用户的广泛需求,创造了大规模普及的充分条件,"通用OA"显然是符合未来软件技术发展潮流。但为解决部分用户对"通用等于无用"的疑虑,通用化应具有行业化某些特性,而不是空泛粗浅的通用化,能结合行业的应用特点、功能对口需求,未来OA的应用推广将更为迅捷有效。

折叠 门户化

OA是一种企业级跨部门运作的基础信息系统,可以联结企业各个岗位上的各个工作人员,可以联结企业各类信息系统和信息资源。在基于企业战略和流程的大前提下,通过类似"门户"的技术对业务系统进行整合,使得ERP、CRM、PDC等系统中的结构化的数据能通过门户能够在管理支撑系统中展现出来,提供决策支持、知识挖掘、商业智能等一体化服务,实现企业数字化、知识化、虚拟化,这时可能它不叫OA,换为更能体现其价值的名称如"企业知识门户EKP"、"管理支撑平台MSS"等,转变成为"一点即通"的企业综合性管理支撑门户。

折叠 网络化

网络和信息时代的日新月异,如何能将现有的OA系统与互联网方轻松的衔接是OA未来之势。如GOOGLE推出了网上在线的文档处理软件和电子表格软件,实现了网上办公的无缝衔接;微软Office 用户可直接在Office软件中搜索到与其工作相关的网络上的资源、用户可在Office软件中直接撰写自己的BLOG,并将其发送到网上的BLOG空间,实现移动办公。这给国内OA软件商指明未来一个前进方向,如何将现有的OA系统与互联网有效地衔接互动,而不是“另起一页”,将决定自己的竞争力、市场地位。

折叠 编辑本段 主要优点

1、优化(规范)流程、提高办公效率

2、可以监视员工的工作

3、可以方便的统计任何时段的工作成果

4、可以方便的查找历史资料

5、电子自动化办公、降低行政成本,实现无纸化OA办公

6、满足公司各个层次应用对办公自动化OA的需求(决策层、分支机构层、执行层、员工层、外联层)

7、通过办公自动化OA,可以帮助提升企业的管理水平。

综上所述,办公自动化oa帮助提高企业的执行力,现在企业发展规模越来越大,员工越来越多,并且是跨区域,公司的政策,制度,计划,任务如何细分到每个人,很好的执行,在OA办公自动化系统里都有很好的解决方案,如计划,任务分配,每天的日记对照任务提醒,流程的跟踪,查询等。

折叠 编辑本段 其他资料

折叠 相关误区

误区一、认为OA就是行政办公,就是收发文。

针对政府机关来说,这有一定的价值,但是对企业来说价值不是很大。

在OA刚刚出现的时候,政府和事业单位的确是OA的主要用户,OA还没有进入企业。所以人们认为OA并不能解决企业管理层关心和控制企业运营过程中关键业务过程的作用,也没有帮助员工有效的辅助到他们的日常办公。但是伴随着OA的逐步发展,企业成为OA应用的广泛对象,OA也不再停留在传统的收发文系统或行政办公系统,OA发生了质的变化。所以泛微认为OA作为办公系统,它需要结合不同的部门和岗位、人员,成为他们的个性化的办公系统才有生命力。

对于管理层来说,办公审批(不仅指公文,更多的管理流程和业务流程的审批)以及员工输入的数据汇总为不同权限的报表就是他们的办公系统。对于其他部门来说,他们除日常行政办公支持外,更需要他们的日常的业务流程的审批(如采购流程,合同审批,出差,借款,资金的审批),这些资源与信息的协同运作,才能构建适合现代企业运作和应用的协同办公OA产品。

误区二:认为OA只是文件的审批和管理。

目前市面上的很多的OA是采用非关系性型数据库,主要是基于lotus平台,该平台是封闭式的平台,是文档型数据库,在技术上存在很多先天性缺陷,一般应用于早期政府的收发文,目前政府信息化招投标也基本上是向j2ee平台架构过渡。在国外lotus主要是应用于邮件服务器。泛微认为OA不仅仅是文件的审批和管理,关键是作为企业管理软件进行企业管理最终一定要跟财务发生关联,才能最大化发生作用。比如:在OA的应用企业中,很少企业抛弃报销,借款,付款等审批流程。因为报销与手工实现的方式有根本性的变革。手工审批各审批环节都需要手工签字才能逐步走到下一个环节。

而电子化报销流程的好处是把管理和财务的职能进行了区分,作为审批层主要是关心该事务允不允许发生,允许发生多少。而财务的职能是判断该事务发生的凭证(发票)是真的还是假的,是不是超过财务报销的标准。所以电子化流程是电子单据和凭证分别走,凭证只需要财务审核就可以,管理层通过电子单据填入的数据作为审批依据进行快速审批,不用在凭证上审批,这样可以支持领导远程报销审批,当然电子化审批流程需要从技术上能提供方便的报销依据供领导判断和审批,这样可以快速解决员工财务费用报销流程处理复杂困难的问题,很多企业是通过首先应用财务报销流程推动公司整个流程的应用。深圳的OA系统建设公司多如牛毛,据不完全统计,在深圳区域做OA系统的公司多达两千多家,而专业从事OA系统建设的公司又多达几十家,如果说比较专业化的OA系统建设公司,在深圳区域赢客创想网络技术股份有限公司是目前为止OA系统建设领域比较专业化的OA系统制作公司,赢客创想制作的OA系统在深圳众多领域都获得过良好的市场效应。

误区三:认为OA是ERP的一部分,认为OA很简单,是从属于其他系统。

OA的管理思想与ERP完全不一样,ERP主要注重在物料,物流,资金的管理,是以结果为导向。OA与ERP的发展思路和管理思想完全不一样,OA注重对人和过程的管理,通过管人来管理具体的事务,这些事务每天都可能在变化,所以OA强调灵活性和协同性。因为企业人与人之间的协同是需要流程来规范。所以OA的核心是以人力资源为核心(人力资源主要是进行权限和安全体系的控制),以工作流为血脉的核心平台,在该平台上再搭建其他的应用功能模块,同时OA的牵涉的范围比ERP要广得多,涉及到各个部门的应用,所以OA需要门户,不同用户,不同权限的人进入系统看到的都是与他们工作相关的信息,没有权限的信息都看不到。

作为管理层门户是汇总员工平时工作信息生成统计报表为管理提供决策支持,以及所有审批的信息都汇总到管理层门户。同时管理层也可以通过宏观数据监控和查询到微观数据。所以OA现在的发展趋势是成为协同管理平台,作为管控内部资源和外部信息交流的平台与ERP构成了企业信息化的基石。

误区四、认为OA的终极目标就是手工转为电子化。

泛微认为协同OA作为一个管理软件,一定要把一些先进的管理和设计理念通过软件进行固化来为企业管理提升价值,否则为了电子化而电子化对企业没有太大的管理价值。手工转为电子化只是OA的第一步,对管理层来说,企业实施OA是需要花费很大的人力,物力,财力去实现,关键是引入软件这一工具来对管理进行变革以适应外部的竞争和企业发展。所以OA对企业管理核心有几方面:

第一:提升企业办公效率同时,重在执行力的提升

手工的审批在速度和效率上跟不上时代的发展,更重要的是领导者无法有效监控到员工日常的工作。对流程的审批不知道停滞在那个环节、那个部门、原因在那里。很多管理制度的确立,到底员工是否关心,执行没有,执行花费多长时间并没有得到有效反馈,也就没有办法改进和提升,所以造成管理层的政令很难有效执行。

第二:OA的终极目的最终是为企业战略发展和管理服务

OA的整个管理思想是以人为核心,以管控企业运营过程为目的,通过管人来实现整个企业规范运营。所以它区别于以物料为核心的ERP,以资金为核心的财务,以物流为核心的进销存。这些业务软件的核心特点都是以结果为导向,精细化管理为主,对过程的管控比较缺乏。而OA,更进一步说协同OA,面对的是组织行为,强调的是企业资源的整体运作。所以OA与这些业务软件是相得益彰的。那么OA的终极目标是什么呢?最终把OA作为一个不同部门,不同岗位员工日常业务办公的平台,员工每天办公的数据按照权限自动汇总给相关权限的管理层生成统计报表从而给公司的管理提供决策支持。如果员工办公的数据不能沉淀为管理层需要的报表,我们认为OA以人为核心的软件是无法做到进行有效对管理过程进行控制的。

第三:规范公司的管理,避免人为的因素:

手工审批受人为因素影响较大,所以企业很多的管理制度和法规不能有效执行,中国很多企业初具规模就提出法制。所以软件是法制最好的执行手段。对于刚刚进行信息化的企业,前期需要一个过渡期进行缓冲,但是最终公司的管理是需要规范的,当然规范需要允许进行适当的调整。所以企业的流程是需要沉淀以后最终会被固化下来。所以企业的流程关键是经过梳理、沉淀进行优化最终找到管理的规律。

当然对于不断规范的企业前期OA系统是需要支持一些人为因素,经过不断规范,最终找到适合企业的管理规律。所以强调OA流程既需要很强的自主判断能力,又要非常灵活以适应企业业务流程和组织架构的变更。因为企业员工每天的工作都很忙,不能指望通过员工记住很多的管理制度来进行人为判断,比较现实的是员工提交流程,系统自动根据员工填入的内容进行自动判断进行相关领导审批,以此来规范整体的管理过程。

第四:部门与部门,员工与员工之间信息的沟通和共享

在手工时代,部门与部门之间无法进行充分的信息共享与传递,所以导致很多重复性的工作。同时企业很多事务是需要跨部门运作,员工与员工之间工作的协同迫切需要一个平台来支撑。而OA是很高的工具,借助这一平台,将跨地区、组织、部门的员工紧密地联系在一起。

第五:知识的沉淀和痕迹的保留

对任何企业来说,都会有员工流失,都会有新的员工进来。流失的员工对于企业来说,等同于资源的流失,特别是对于关键业务岗位的员工。企业需要有一个平台来记录员工日常的核心工作和他掌握的公司的核心资源,以方便后续员工快速交接和跟进,避免企业造成损失。同时对于新员工培养成一个适岗的员工,企业需要花费很大的代价,如果通过OA系统把相同岗位的员工所从事的工作的痕迹和经验共享给新员工,这会大大缩短新员工的培训时间,并节省公司的培训费用。

第六:加强对员工日常行为的考核:

很多企业对员工的考核都停留在印象打分上,这样不利于留住优秀的人才。通过OA系统,可以把员工日常工作情况所产生的成绩作为考核的部分依据来对员工进行动态的绩效考核。来充分调动员工积极性,使企业在快速发展中快速积累所需要的人才。

所以OA不是一个无纸化的软件,而是一个管理工具,通过它来贯彻企业管理制度的执行,传播企业文化,通过流程的规范、知识的沉淀、员工的配合和协作来促进企业中人与组织的和谐发展。

误区五:认为OA实施很简单,是信息部门的事情。

OA作为管理软件,最终应用到企业,软件只是一个工具,关键靠人去用,企业应用深度与否取决于企业领导层重视程度,以及配套的管理制度保证和供应商的服务能力,两者缺一不可。仅仅通过信息部门或者某一个部门去推动,最终只会导致在整个公司应用的失败。同时供应商一定需要有丰富的实施应用经验来帮助企业推进项目实施进度和规避实施风险。所以对于供应商的选择不仅仅是产品。当然光有快速反应能力没有解决问题的能力也是不可以的。所以在选择供应商时,建议选择专业定位于OA的有过众多成功案例的知名厂商。

误区六:认为OA马上就可以见到效果,认为OA可以一蹴而就。

OA是一个系统工程,需要整体规划,分步来实施,关键是企业需要把目前最迫切,最关键,见效最快的需求先提炼出来,在此基础上逐渐加深应用,然后在扩展新的需求。目前很多企业对OA的选型有很大的局限在于认为满足现在的需求就可以,其实OA的深度和广度可以很深很广,很多企业因为对OA的规划不了解,所以导致OA在应用过一段时间以后遇到瓶颈。建议企业前期需要规划好,然后按照企业实际需要在今后几年在加深应用深度的基础上,分步实施需要的功能。

企业信息化是企业发展的必经之路,推广和实施OA,根本目的不仅是帮助企业建立一套完整的信息化管理系统,更重要的是透过先进的管理思想和方法实现管理的提升、业务的改善,促进企业制度与文化、人与组织的和谐发展。这就决定了企业在OA或OA的选型过程中必须立足企业的实际需求,转变以往的思维方式和观点,从OA真正在企业信息化过程中发挥的重要作用出发,从企业战略出发,选择企业所需要的OA系统。

折叠 人机接口

OA系统的人机接口包括物理接口和逻辑接口。逻辑接口是指系统操作,物理接口是指输入输出手段。多数系统都提供菜单,提示命令、功能键和求助页面。求助页面是一种问答式页面,用自然语言进行询问和回答,当用户不知道如何使用特定的服务程序时,求助页面便告知使用方法。多数系统还提供日历、调度、会议等服务程序,以及文件生成系统、数据库管理系统、通信设施等。办公人员与OA系统直接接触的是计算机系统或OA工作站,应具有灵活多样的系统交互方式,包括语言交互、文字交互、图形交互、键盘交互等方式,一般采用键盘和显示器。显示器以菜单排列方式引导出要处理的作业内容,办公人员通过键盘输入数据和命令。OBE语言是一种二维举例询问语言,它允许办公人员在二维图象目标内直接进行程序设计。它的数据目标包括字母、表格、报告和图形等。办公人员可利用鼠标器或光笔很方便地在二维显示屏幕上建立、存储和分配文件资料,处理不同的表格和图形。还可采用光电扫描仪或数字化仪直接将文件和图表输入计算机处理,用智能复印机实现远程复印,用智能传真机进行文件的存储和转发等接口技术。在电子会议上可采用电子白板,以便用遥控器遥控操作,实现全画面检索、存储和复印。

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