2022-05-12 01:04:11

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邮件合并:是Office Word软件中一种可以批量处理的功能。在Office中,先建立两个文档:一个WORD包括所有文件共有内容的主文档(比如未填写的信封等)和一个包括变化信息的数据源EXCEL(填写的收件人、发件人、邮编等),然后使用邮件合并功能在主文档中插入变化的信息,合成后的文件用户可以保存为Word文档,可以打印出来,也可以以邮件形式发出去 。

基本信息

  • 中文名称

    邮件合并

  • 外文名称

    Mail Merge

  • 类型

    办公软件

  • 应用领域

    批量打印信封、信件、请柬等

  • 操作步骤

    准备数据源,准备模版,邮件合并

折叠 编辑本段 应用领域

1、批量打印信封:按统一的格式,将电子表格中的邮编、收件人地址和收件人打印出来。

2、批量打印信件:主要是换从电子表格中调用收件人,换一下称呼,信件内容基本固定不变。

3、批量打印请柬:同上2。

4、批量打印工资条:从电子表格调用数据。

5、批量打印个人简历:从电子表格中调用不同字段数据,每人一页,对应不同信息。

6、批量打印学生成绩单:从电子表格成绩中取出个人信息,并设置评语字段,编写不同评语。

7、批量打印各类获奖证书:在电子表格中设置姓名、获奖名称和等资,在WORD中设置打印格式,可以打印众多证书。

8、批量打印准考证、明信片、信封等个人报表。

总之,只要有数据源(电子表格、数据库)等,只要是一个标准的二维数表,就可以很方便的按一个记录一页的方式从WROD中用邮件合并功能打印出来!

折叠 编辑本段 操作步骤

折叠 2003

Microsoft Office邮件合并的操作方法:

第一步:准备数据源

这个数据源可以是Excel工作表也可以是Access文件,也可以是MS SQL Server数据库。一言蔽之:只要能够被SQL语句操作控制的数据皆可作为数据源。因为邮件合并说白了就是一个数据查询和显示的工作。这里,我以Excel为例。

下图是一个Excel工作表文件"DataSource",里面有一个工作簿"录取通知书",工作簿里面有三条数据记录,我们的任务就是把这三条记录按照指定的模板打印成录取通知书。

图一

第二步:准备模板

模板文件就是即将输出的界面模板,这里我以Word文档为例。

下图是一个模板文件"Template",就是录取通知书的大致样子(大标题和序列号我就省了啊)。

图二

第三步:邮件合并

打开模板文件template.doc,从"工具"菜单中依次选择"信函和邮件" >> "显示邮件合并工具栏",完毕之后工具栏上会多出一栏,就是邮件合并工具栏,如图,红色矩形框中的就是邮件合并工具栏。

图三

下面,step by step,follow me:

1.设置数据源

点击邮件合并工具栏上"打开数据源"的按钮(图三中第二个),选择"DataSource.xls"文件,单击打开,然后会再弹出一个"选择表格"的窗口,要求指定使用哪个工作簿,因为只有一个工作簿"录取通知书",直接点击确定,完成数据源设置。如图四。

2.插入数据域

这里,我以插入新生姓名为例。

2.a 将光标定位到要插入数据的地方(这里插入新生姓名,就放在文档开头"同学:"之前)

2.b 点击邮件合并工具栏上"插入域"的按钮(图三中黄色圆圈),在弹出的窗口中选择"姓名",然后单击"插入",如图五:

2.c 单击关闭(MS Office这一点不知道是什么用意,不能一次插入多个域,插入完毕又不自动关闭弹出的窗口)

重复上述操作数次,依次插入其他元素(院系,专业,学制等)。全部完成之后,模板是这个样子的(为强调哪些数据是动态插入的,我将插入的数据域都用黄圈标出):

3.查看合并数据

单击邮件合并工具栏上"查看合并数据"的按钮(图三中"插入Word域"右边那个按钮),即可看到邮件合并之后的数据,工具栏上还有一些按钮和输入框可以查看前一条、下一条和指定的记录。

第四步:完成合并

到此,邮件合并的工作就基本结束了,可以直接打印了,你可以选择"合并到新文档"(适用于只有几十上百条记录)来把这些信息输出到一个Doc文档里面,以后直接打印这个文档就可以了,也可以选择"合并到打印机"(适用于成百上千条记录),并不生成Doc文档,而是直接打印出来。

下面是合并到新文档之后,新文档的效果图:

两条记录之间的黑线是分页标记。当然,如果打印成通知书还要调整版式,这个是排版的基本功,我只是演示怎么进行邮件合并,排版的咚咚我就不赘述了。

邮件合并功能非常强大,"插入Word域"的功能可以先对数据进行处理(逻辑算术运算格式化等)然后插入,比如要打印英语证书,可以设置分数小于60打印"不及格",60和80之间打印"及格",80以上打印"优秀".这些东西就由各位读者自行挖掘了,呵呵.

折叠 2007

鉴于使用office2007的用户也不少,下面将介绍在2007版中邮件合并操作方法。

1、打开word模板,依然是录取通知书,找到邮件选项卡,按图一所示方法打开邮件合并向导。

2、如图二所示,选择当前文档格式为信函(根据实际需要选择),点击下一步,如图三所示,选择"使用当前模板",点击下一步,如图四所示,选择第一项"使用现有列表",再点击下面的"浏览"选取对应的数据源(我在操作的时候,数据源选取excel2007的文件,word提示"无法打开数据源",如果用户出现这种情况,建议把07的excel转换为03的再打开)。

3、点击打开数据源后,弹出图五所示对话框,点击选项,勾选表格、视图、系统表、同义词,点确定,弹出图七所示对话框,点击确定,完成数据源的选择。

4、插入域

将光标放在"同学"前面,点击"插入合并域"下拉菜单(图一中红色矩形框),选择"姓名",完成这个域的插入,按同样方法继续插入其他域,完成这个步骤。

5.开始邮件合并,点击"完成并合并"按钮(图一中红色矩形框),选择"编辑单个文档",若可以直接打印,则选择"打印文档",与2003版的操作类似。

折叠 2010

下面以在Word2010中使用"邮件合并向导"创建邮件合并信函为例,操作步骤如下所述:

第1步,打开Word2010文档窗口,切换到"邮件"分组。在"开始邮件合并"分组中单击"开始邮件合并"按钮,并在打开的菜单中选择"邮件合并分步向导"命令。

第2步,打开"邮件合并"任务窗格,在"选择文档类型"向导页选中"信函"单选框,并单击"下一步:正在启动文档"超链接

第3步,在打开的"选择开始文档"向导页中,选中"使用当前文档"单选框,并单击"下一步:选取收件人"超链接。

第4步,打开"选择收件人"向导页,选中"从Outlook联系人中选择"单选框,并单击"选择'联系人'文件夹"超链接。

第5步,在打开的"选择配置文件"对话框中选择事先保存的Outlook配置文件,然后单击"确定"按钮。

第6步,打开"选择联系人"对话框,选中要导入的联系人文件夹,单击"确定"按钮。

第7步,在打开的"邮件合并收件人"对话框中,可以根据需要取消选中联系人。如果需要合并所有收件人,直接单击"确定"按钮。

第8步,返回Word2010文档窗口,在"邮件合并"任务窗格"选择收件人"向导页中单击"下一步:撰写信函"超链接

第9步,打开"撰写信函"向导页,将插入点光标定位到Word2010文档顶部,然后根据需要单击"地址块"、"问候语"等超链接,并根据需要撰写信函内容。撰写完成后单击"下一步:预览信函"超链接。

第10步,在打开的"预览信函"向导页可以查看信函内容,单击上一个或下一个按钮可以预览其他联系人的信函。确认没有错误后单击"下一步:完成合并"超链接

第11步,打开"完成合并"向导页,用户既可以单击"打印"超链接开始打印信函,也可以单击"编辑单个信函"超链接针对个别信函进行再编辑。

Word 2013 邮件合并 常用按钮,如图:

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