2016-07-06 13:33:02

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协同办公,又称:OA。随着企业对协同办公要求的提高,协同办公的定义随之扩展,将其提升到了智能化办公的范畴。大多企业不仅需要解决日常办公、资产管理、业务管理、信息交流等常规协同的功能,并且在即时沟通、数据共享、移动办公等方面提出了更进一步的需求,不仅如此,很多企业也在寻求低成本、高性能、高整合、智能化管理企业的综合性管理应用平台。这对包括天络在线在内的众多软件供应商发起了一场别开生面的挑战。

基本信息

  • 中文名

    协同办公

  • 外文名

    Coordination Office

折叠 编辑本段 办公与管理

折叠 管理的范畴

从管理对象来分,可以将管理分成业务管理和行为管理。业务管理更侧重于对组织的各种资源的管理,比如财务、材料、产品等相关的管理。而行为管理则更侧重于对组织成员行为的管理,以此而产生了组织的设计、机制的变革、激励、工作计划、个人与团队的协作、文化等等的管理。

企业的业务管理和行为管理应该是相辅相成的,就像人的两只手一样,要配合起来才能更好的发挥管理的作用。如果其中任何一只手出了问题,都会对管理的整体带来损失,甚至让企业管理停滞不前,受到严重的阻力。

折叠 协同oa的定位

相对应的,作为管理落地的工具,信息化软件也可以分为两大类:ERP软件系与协同软件系。其中,ERP软件系包括:财务软件物流软件、CRM、HR、库存软件甚至各种行业性业务管理软件等,其作用主要是帮助企业业务管理推行落地的。协同软件系包括:协同OA、HR、CRM、绩效、网络、门户、IM、邮件等,其作用主要是帮助企业实现行为管理落地的。

折叠 编辑本段 传统定义

协同办公是利用网络、计算机、信息化,而提供给多人沟通、共享、协同一起办公的一块软件,给办公人员提供方便、快捷、降低成本,提高效率的一款在线软件协同办公平台实际上是协同应用软件的开发平台和运行支撑平台,同时为协同应用提供协同工具和协同引擎服务。协同办公平台必须具备以下的三个基础功能:

首先,协同办公平台首先是一个沟通平台。这里的沟通并不限于团队的信息传达或者通讯,协同全面实现沟通过程的时效性、完整性和有效性。

其次,协同办公平台是管理和协作的平台。协同办公平台必须能够实现团队协作,比如,项目管理、流程管理、事务管理等等。这样才能做到随需应变,动态适应,实现柔性管理。

再者,协同办公平台是知识中心和应用运行支持平台。人和行为的协同就要以人为中心重新组织应用、数据、信息和知识。

从某种程度上说,协同办公平台就是每个团队成员的随身的办公室。同时,在此平台之上还要能够部署一些应用,如人事管理、ERP系统等,开发各种协同化的应用——也就是具备协同特征的各类应用软件。

要实现前述协同办公平台必备的功能,就必需满足以下几个要求,也就是协同的基本特征:协同办公平台要支持完全的移动性,实现可以利用目前可以使用的一切网络资源;系统必须能实现跨地域、跨组织、跨系统、跨网络的互通性,实现相互独立的不同应用系统可以自然融合;必须具备动态适应能力,一种柔性管理能力,并且能够实现与刚性管理相结合。

OA 如果在协同平台上开发,并且在协同运行平台上运行或者嵌入了协同引擎,当然可以成为协同化应用——协同OA,但它和作为协同应用开发和运行平台的协同办公平台却是明显地处在不同的层次。

协同办公是网上办公的高级阶段。在电子政务为公众服务的业务中,各部门将自己的业务通过互联网来向公众服务,这被称为网上办公。

将各部门的公众服务业务简单地汇集在政府统一的网站并不困难,虽然公众可以利用这一网站来递交服务请求,前提是用户必须要清楚什么事情由哪一部门办理。这个阶段只能称作网上办公的初级阶段。

折叠 编辑本段 视窗智能

随着产品的更新换代,协同办公的定义得到了提升,因此,诸如视窗智能系统类的高性价比协同软件应运而生。这给很多中小企业集约成本、普及信息化带来了利好的消息。该系统的供应商也不断寻求给中小企业更低成本的信息化建设而努力,过不多久也将推出一个变革性的应用平台WISSIP——Windows Intelligent System-Software Service Integrated Platform(视窗智能软件服务集成平台),更大程度上不仅降低企业应用成本,并且提供更高集成化的服务,成本大大降低(不需要服务器费用、人员维护费用等),协同性大大提升。

折叠 编辑本段 平台

折叠 够快协同办公平台

够快是基于云存储基础上的文档管理系统,以解决企业在办公过程中遇到的文档管理问题为使命,提供安全可靠、经济实惠、简单好用的文档管理服务。够快企业网盘有效实现了各种电子文件的在线备份、资源分享与接收、同步、上传下载等诸多功能。

区别其他同类产品够快有以下特点:

1. 混合式的文件存储解决方案

企业内外部之间沟通和需要移动办公使用的文件可以存放在够快网盘的公有云部分;容量占用较大且仅限于局域网内部交流的文件放在内部存储服务器上更利于团队成员之间的协作。局域网内部传输具有不占用带宽资源,速度快的特点,让协作更快速简单。企业的设计部门,团队的特殊性在于产生的文件比较大,多位设计师之间的设计源文件如果通过传统方式共享操作繁琐且耗时,而且不能保证随时有足够空间大小的设备可供使用,文件保存在本地,硬盘空间吃紧;如果通过公有云进行协作,必然抢占较多带宽资源,影响整个办公网络,协作效率令人忧心。使用了企业套件之后,源文件存放在内部服务器上,内网进行传输,很大程度上缓解了网络压力和备份、共享文件的时间。

2. 独立登陆及认证系统

企业可自定义登陆界面和域名,不需要投入大量的人力财力,便可实现够快服务与企业形象统一。独立认证服务支持CSV文件认证和LDAP认证模式,能轻松的与企业内部原有的iT管理体系对接,满足企业快速部署的要求,大大降低了使用门槛,且更易于在企业内部推广使用。

基于文件的备注与讨论

够快不但可以同步不同设备、不同用户之间的文件,还可以让用户在共享文件展开备注和讨论。相关的信息可以随着文件一起同步给参与共享的人员。方便记录协作中的沟通信息,让参与者的工作状态也能保持同步一致。

3. 数据安全可靠

够快文件存储过程中使用256位SSL加密技术,与网银所使用同一级别的加密措施。能有效保障文件在传输过程中不被窃取。所有的在线存储文档都拥有3份以上的镜像备份,确保文件数据永不丢失。

提供团队协同服务的“够快”已于12月获得4000万元人民币的A轮融资,今天公司创始人蒋烁淼向i黑马透露,领投本轮融资的是红杉资本,之前有过500万元人民币投资的戈壁创投进行了跟投。

折叠 编辑本段 主要特点

为克服部门导向的网上办公给用户带来的不便,网上办公需要提升到高级阶段,即协同办公阶段。协同办公的网上公众服务应有如下特点:

①目录采用应用导向而非部门导向。公众能通过自己的应用政务服务需求经由政府统一网站入口,自动导向政府办事入口,不再需要事先了解政府各部门的职能;

②需要多部门共同协办,用户申请后系统自动驱动多部门办理,不需用户分别对口驱动,各部门协同工作的业务自动完成;

③为支持目录应用导向与部门协作业务自动驱动,各相关的业务系统将进行跨部门的整合,进行系统再造,通过减少数据冗余、流程改进来提高公共服务的效率。

折叠 编辑本段 优势

规范管理,提高工作效率:

通过工作流系统,员工不用拿着各种文件、申请、单据(比如:公文会签、计划日志、用款报销等工作流程审批)在各部门之间跑来跑去,等候审批、签字、盖章,这些工作都可在网络上进行。一些处理弹性大而不易规范的工作流程也可变得井然有序。同时由于系统设定的工作流程是可以变更的,可以随时根据实际情况来调整不合理的环节,为企业流程的重组提供有效的事实依据。

节省运营成本:

OA平台最主要的特点之一是实现无纸化办公,无纸化办公节约了大量的纸张及表格印刷费用;工作审批流程的规范可为员工节省大量工作时间;完善的信息交流渠道甚至可以大幅降低电话费及差旅费用。

消除信息孤岛、资源孤岛:

OA协同办公平台的协同性可以彻底消除由于企业内部各业务系统相互独立、数据不一致,信息共享程度不高、管理分散,管理维护工作量大等因素形成的一个个“信息孤岛”、“资源孤岛”。

实现知识传播:

实现企业对其最重要资产――知识的高效管理、积累沉淀、传播、应用。完全摆脱人员流动造成的知识的流失。

提高企业竞争力、凝聚力:

员工与上级沟通很方便,信息反馈畅通,为发挥员工的智慧和积极性提供了舞台。无疑,企事业的单位的内部凝聚力将大大增强。

实现企业的规格化流程化管理

折叠 编辑本段 相关软件

折叠 日事清——协同办公类软件

简介:日事清是一款简单好用的协同办公软件。它可以很好的解决协同办公中经常遇到的各种问题并提升效率,以便做到日事日清。

特点:

1、时间轴式工作计划:个人周计划不再需要用word、execl写了,在日事清中即可完成。时间轴的组织方式,也能让用户更好的延续自己的工作思路。

2、周计划自动分解到日程:日事清可以根据用户的周计划内容自动分解到相应的日程中,省去了用户添加的烦恼。

3、“GTD+时间四象限”的日程安排:通过把“日历、事物收集箱、重要紧急四象限”有机结合起来,用户可以自由拖曳安排工作,实现最大的灵活性。

4、云端数据同步:日事清是跨平台服务,用户可以通过手机、pad、电脑随时随地查看自己的工作信息。

折叠 编辑本段 管理功能

协同办公管理功能包括个人事务、协同办公、信息中心、流程审批、知识管理、人事管理、行政管理、个性设置等七大功能平台,可实现任务布置、任务催办、手机短信提醒、邮件收发、公告通知、考勤管理、工作日志、工作计划、绩效考核、会议管理、网络硬盘等。

折叠 编辑本段 历史演变

折叠 起步阶段

(1985年―1993年):是以结构化数据处理为中心,基于文件系统或关系型数据库系统,使日常办公也开始运用IT技术,提高了文件等资料管理水平。这一阶段实现了基本的办公数据管理(如文件管理、档案管理等),但普遍缺乏办公过程中最需要的沟通协作支持、文档资料的综合处理等,导致应用效果不佳。

折叠 应用阶段

(1993年-2002年):随着组织规模的不断扩大,组织越来越希望能够打破时间、地域的限制,提高整个组织的运营效率,同时网络技术的迅速发展也促进了软件技术发生巨大变化,为OA的应用提供了基础保证,这个阶段OA的主要特点是以网络为基础、以工作流为中心,提供了文档管理电子邮件目录服务、群组协同等基础支持,实现了公文流转、流程审批、会议管理、制度管理等众多实用的功能,极大地方便了员工工作,规范了组织管理、提高了运营效率。

折叠 发展阶段

OA应用软件经过多年的发展已经趋向成熟,功能也由原先的行政办公信息服务,逐步扩大延伸到组织内部的各项管理活动环节,成为组织运营信息化的一个重要组织部分。同时市场和竞争环境的快速变化,使得办公应用软件应具有更高更多的内涵,客户将更关注如何方便、快捷地实现内部各级组织、各部门以及人员之间的协同、内外部各种资源的有效组合、为员工提供高效的协作工作平台。

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